Кофейнями в основном занимаюсь я сама. Это не основной наш бизнес, к тому же мы любим путешествовать. Все должно работать четко, пока нас нет в городе, поэтому я постоянно придумываю, что можно автоматизировать. И как увеличить прибыль без потери качества.
Расскажу, как я получила дополнительные 600 тысяч рублей в год без использования рекламы, маркетинга и новинок. И как справилась с сопротивлением сотрудников, которые хотели работать по привычным схемам.
Обычно мы закупались для кофеен по такой схеме:
- Шеф производства по телефону собирал заявки от поваров из цеха и менеджеров из кофеен и отправлял закупщику.
- Закупщик делал заказы у поставщиков или покупал продукты в магазинах. Он же следил за остатками на складе.
- Часть товаров развозили в кофейни поставщики, часть перемещали со склада.
- Все данные о поставленных продуктах бухгалтер получала или на бумаге, или как фото через мессенджеры. Заносила вручную в 1С для отчетности и в учетную систему — iiko.
Проблемы, с которыми мы сталкивались
Покупали дороже, чем хотелось бы
Наценку я контролировала по марочному отчету — он показывает количество проданных порций каждого блюда или напитка, его закупочную цену и цену реализации, процент наценки. Получается очень информативно — я вижу и среднюю цену по каждой категории (например, «сэндвичи»), и среднюю наценку по всему меню и на каждое блюдо в отдельности.
Наценка была в рамках нашей бизнес-модели — мы не занижали и не завышали цены, при этом держали согласно финансовому плану 250%. Но я понимала, что если снизить себестоимость популярных позиций меню хотя бы на 2 рубля, по всей сети я смогу дополнительно заработать от 500 000 до 1 000 000 рублей прибыли в год. И это без увеличения штата, привлечения маркетологов и затрат на проработку новинок в меню. Нужно только уделить повышенное внимание закупкам: не пропускать подходящие акции, вовремя сравнивать прайсы поставщиков и покупать по самой выгодной цене. Тогда фудкост снизится без ущерба для качества блюд.
Марочный отчет показательный, но формируется уже по факту продаж. Закупочные цены на продукты и тару я успевала проверить и порекомендовать в записке закупщику только раз в месяц. Поэтому в течение месяца закупочная цена могла меняться: например, один раз купили молоко по акции у поставщика за 70 рублей, в следующий раз у другого поставщика — за 105 рублей. Причинами был чисто человеческий фактор — у постоянного поставщика не было, звонить искать у других было некогда, поэтому купил в соседнем магазине. Подобных историй было по одной на каждый день.
Теряли накладные и договора
Часть накладных бармены фотографировали и передавали с точек в бухгалтерию через мессенджер. Бухгалтерия ругалась: фотографии часто были некачественными, а в бумажном варианте документ пропадал в пути. Бесконечные созвоны с претензиями нервировали всех.
Теряли деньги
Во-первых, сотрудники лишались премии: из-за бардака с накладными возникали ошибки в ревизиях — фиктивные недостачи или излишки. Кто-то скажет: подумаешь, меньше премий — больше денег тебе. Но я уверена, что только счастливые люди могут вкусно кормить других людей. У меня должна быть своя крепкая команда.
Во-вторых, отслеживать остатки по точкам в реальном времени не получалось, и на складе возникала перезатарка. Оборотные средства замораживались. Мы попадали на списания, если не успевали реализовать по сроку годности.
Плюс из-за просрочек по ветеринарным сертификатам у нас набралось штрафов на 18 000 рублей за прошлый год. Один раз подвели бармены — приняли просроченный товар. Потом бухгалтер пару раз не успела вовремя погасить ВСД.
Теряли гостей из-за стоп-листов
Бывало, что закупщик забывал или не мог разобрать, что написано. А иногда на свой вкус менял, например, масло утвержденной марки на масло другого производителя. Кондитеры поймут, насколько критична такая ошибка. В итоге нужный торт до кофейни вовремя не доезжал. А это значит, что от нас уходили недовольные гости.
Как я нашла решение
Сотрудники считали, что нужно взять в штат еще одного бухгалтера, кладовщика и заведующего производством. Я понимала: на самом деле загрузка у них большая, и чтобы привести документы и закупки в порядок — нужны еще люди. Но такое решение увеличит наш ФОТ минимум на 1,5 миллиона рублей в год. На это я пойти не могла: так всю дополнительную прибыль и даже больше мы будем тратить на оплату персонала, который эту прибыль обеспечит.
Заявки, закупки и приход товара совершаются ежедневно. По сути это рутинный процесс, который наверняка можно автоматизировать. Так будет быстрее и минимизируются ошибки. Я начала искать технологичное решение и в итоге нашла онлайн-платформу.
С ее помощью можно оперативно:
- отслеживать складские остатки,
- сравнивать актуальные цены,
- создавать заявки и передавать их поставщикам,
- приходовать товары,
- делать инвентаризацию по алкоголю,
- легко подавать отчеты в ЕГАИС,
- гасить ВСД.
Все это без заполнения бумаг — автоматически. Можно с телефона.
Я воодушевилась: «Сейчас купим систему и будем работать!»
И тут началось:
- бухгалтер сказала, что такое приложение будет работать плохо;
- закупщику удобнее записать на бумажке и диктовать по телефону;
- шефу некогда изучать приложение — пора придумывать сезонное меню;
- менеджерам и барменам некогда даже открыть приложение.
Всем было проще работать по старинке и непонятно, ради чего менять привычные действия. В конце концов, это не они недополучали прибыль.
Тогда я организовала все так, чтобы через месяц запустить онлайн-платформу полностью по всей сети.
Как я помогла сотрудникам перестроиться
1. Собрала всех и рассказала о решении
Объявила, что теперь мы будем пользоваться новой платформой для закупок. Наглядно показала личную выгоду каждому сотруднику — нарисовала на доске количество рабочего времени для каждого участника закупок. Получилось от 1 до 4 часов в день. С приложением:
- Заявки составляются в несколько кликов: нажимаем кнопку — отправили заказ — и также приходуем. Затраты — от 30−60 минут в день для этих операций.
- Для отчетов бухгалтера 7 из 10 строк заполняются автоматически, что на треть сокращает время работы.
- Накладная приходуется нажатием одной кнопки.
- ВСД можно гасить сразу после приема накладной — пакетно, но с соблюдением законодательства. Бухгалтер про это может даже не вспоминать. А если все-таки забыли погасить — система подскажет, что пора.
Напомнила о штрафах, которые пришлось заплатить в этом году. И пообещала премию всем, кто научится работать в платформе в ближайший месяц.
2. Спланировала действия участников
Для этого расписала приложение по блокам и назначила срок изучения.
- Шеф занялся поставщиками, подключил их к работе с приложением. Контролировал заявки.
- Бухгалтерия связывала онлайн-платформу с 1С, Меркурием и iiko. Также они отрабатывали приход и списание товаров.
- Бармены и повара учились сверять и приходовать онлайн-накладные.
- Менеджеры учились составлять заявки.
- Закупщик учился сравнивать прайс-листы в онлайн-режиме и работать со статистикой.
Для контроля я назначила ежедневные короткие планерки, чтобы каждый отчитывался о том, что сделал, и мог задать вопросы.
3. Проверила, как поняли
Для проверки знаний правил внутреннего распорядка и меню у нас действует система тестов. В случае с приложением мы также использовали тест. Он помогает оценить, насколько сотрудники разобрались в работе онлайн-платформы.
Онлайн-тест по новому приложению составил менеджер, а я лично вычитала ответы. Кто сдал тест раньше срока и с высоким баллом — получили премию 20% от оклада. Остальным подарила сертификаты в любимые магазины.
Что сделали за месяц:
- В приложении подключили почти всех поставщиков и прайс-листы.
- Настроили работу с закупками и системами Меркурий в одной онлайн-платформе.
- Вместе со специалистами системы подключили выгрузку накладных в 1С и iiko.
Ключевые сотрудники приучились в приложении работать с заказами и накладными, приходовать товары.
Что получилось через месяц
Уже на следующий месяц после подключения онлайн-платформы мы потратили на закупку на 57 000 рублей меньше* (смотрите табличку в конце статьи).
Если продолжать в том же духе, за год пользования платформой мы сэкономим от 700 тысяч до 1 миллиона рублей на закупке продуктов. Можно оперативно выбирать лучшую цену на нужный товар и контролировать обещания поставщиков. Без рекламы, без привлечения дополнительного трафика гостей. Так что деньги есть и в мелочах.
Вот что еще мы настроили в приложении:
- установили рекомендуемый остаток — теперь не покупаем лишнего;
- установили разрешенные к покупке марки товаров — больше никаких сюрпризов для поваров и барменов, мы уверены в качестве блюд;
- настроили доступ к прайс-листам поставщикам. Поставщики сами загружают обновления или меняют цены. Нам не нужно получать десятки прайсов на электронную почту еженедельно и потом последовательно их открывать, чтобы сверить цены и узнать про акции. Вот на это как раз времени и не хватало, поэтому покупали у более активного менеджера или где проще.
Так мы освободили склад от излишков. А я перестала нервничать о закупочных ценах и сомневаться в закупщике. Теперь лучшая цена предлагается автоматически при заказе.
Систему установили в смартфон все ключевые сотрудники, и есть рабочий планшет. Для срочных операций шеф-повару или бухгалтеру не нужно идти к компьютеру. Я себе тоже поставила на телефон и смотрю статистику по графикам — по ним сразу видно, если что-то пошло не по плану.
Важный для меня результат. Когда платформу полностью настроили, ребята окончательно разобрались и поблагодарили меня за то, что сделала работу, которую они считали самой нудной и раздражающей, намного проще.
В таблице выше — результаты снижения себестоимости в рублях по нашей сети за первый месяц после начала установки приложения. Для наглядности я скорректировала данные относительно порций, которые мы продали в предыдущий месяц.
сеть кофеен и кафе «Встреча», Нижний Тагил
