Блог MixCart — Как организовать ресторанные закупки без потерь

Войти

FAQ

Как организовать ресторанные закупки без потерь

Основная суть ресторанного бизнеса — это приготовление еды, несмотря на то, что многие люди ходят в рестораны за статусом и атмосферой. Это подтвердилось и в пандемию, когда большая часть рынка пыталась сделать хоть что-то: заняться доставкой, продавать на вынос, уйти в ритейл и т. д. Тем не менее основные проблемы заведений общепита никуда не делись, кризис их только обострил.Статья написана на основе вебинара «Закупки без потерь» с Натальей Милеенковой и Михаилом Митусовым.

Наталья Милеенкова

Куратор направления операционного менеджмента Novikov School, основатель консалтингового агентства Red Line Consulting и совладелец консалтинговой компании UnoDosTres. Более 25-ти лет в сфере ресторанного бизнеса.

Михаил Митусов
Директор по развитию MixCart.

Время чтения: 12 минут

Нет времени читать?
Отправим статью на почту

Затраты на закупки

Затраты на продукты всегда занимали первую строчку расходов и сейчас соревнуются за лидерство только с затратами на персонал. На объем закупочных затрат влияет и сама стоимость закупки определенных товаров, и культура продаж, и аналитика продаж и закупок, и, конечно же, потенциальные и фактические потери — без них никуда, а обходятся они дорого.

Затраты на закупки

В пандемию стоимость целого ряда товаров подскочила до небес. Когда рестораны открылись, дико выросли цены и на консервацию — на целых 30%. Это было связано с нарушением логистики и остановкой многих производств. Если говорить в общем, то розничные цены на продукты питания за первое полугодие 2021 года выросли на 10−60% по сравнению с аналогичным периодом 2020 года. А вот традиционного снижения на овощи-фрукты в летний сезон не произошло. Теперь каждое заведение понимает: цены на продукты растут, но гости еще не готовы платить за услуги общепита больше обычного. Поэтому рестораторы повышают цены очень осторожно, например, вводя новые блюда. Но невозможно полностью компенсировать рост цен на продукты без увеличения цен на все позиции меню. Чтобы гости продолжали ходить в рестораны, решение проблемы подорожания не должно висеть на плечах одних лишь потребителей — рестораторам надо жить дальше в новой парадигме. Эта парадигма направлена на экономию и оптимизацию по всем фронтам. Например, через инструменты анализа, планирования и контроля закупок, которые можно внедрить уже сейчас без каких-то особых расходов. Ниже мы и поговорим о них.

Инструменты планирования и контроля закупок

APL — справочник продуктов

При анализе закупок в первую очередь важно сформировать список продуктов по убыванию затраченных на них средств, в котором мы сможем выделить группу «А» ‎— небольшой список продуктов, порядка 20% от общей номенклатуры, на который вы тратите 80% денег. Такой отчёт нужно составить отдельно по кухне и отдельно по бару. Для кухни это может быть, например, красная рыба или мясные деликатесы, для бара ‎— коллекционные вина и элитный алкоголь.

Так мы будем готовы сформировать справочник для группы «А», где опишем требования к этим товарам и зафиксируем условия с поставщиками, которые их поставляют. К сожалению, сейчас очень мало компаний занимаются подобным учетом. Но делать это нужно как минимум потому, что у ответственного за закупки есть задача систематизировать процесс, а группа «А» — самый значимый пласт всех продуктов ресторана. Этот актив в главной структуре затрат на продукты должен быть абсолютно прозрачен для топ-менеджемента — руководству нужно понимать флагманские продукты и знать в лицо тех, у кого их заказывают.

APL — справочник продуктов

Товарные запасы

Раньше товарные запасы в заведениях общепита никто не считал — есть и есть. Однако исторически так сложилось, что в ресторанах очень мало квадратных метров, которые к тому же для HoReCa одни из самых дорогих. И отдавать огромные площади под склады — это сумасшествие. Будь больше места, товара было бы еще больше, но так его просто некуда складировать. Но даже в таких условиях дефицита пространства некоторые компании умудряются держать 10-ти месячный запас продуктов по бару и 2-ух месячный по кухне…

Однако чем больше денег лежит в виде продуктов на складе, тем меньше свободных денег в обороте у ресторана. Свободные же деньги позволяют ресторану более гибко оперировать платежами. Чтобы освободить эти деньги, нужно контролировать склад и товарные запасы.

Контроль склада
— Ежедневный контроль входящей цены
— Альтернативные поставщики
— Контроль стоп-листа
— Работа с контрагентами, скидки, бонусы, спец. условия
— Сравнение цен с другими ресторанами

Контроль входящей цены

Так, ежедневный контроль входящей цены поможет отслеживать соответствие закупок APL справочнику и снизит риски перерасхода на основные группы дорогостоящих товаров.

Поставщики и цены

Второй момент, который нельзя упускать — общаться с поставщиками на тему скидок и специальных условий, ведь цена на продукты играет самую важную роль в общей стоимости закупок. Для группы «А» особенно критично наличие альтернативных поставщиков, чтобы кухня не осталась без основных продуктов в час Х.

Для сравнения цен среди поставщиков в таких сервисах, как MixCart, реализована специальная функция — она позволяет оптимизировать бюджет на закупки. К тому же на каждый товар настраивается аналог: чем товар можно заменить, если его нет у поставщика. Также можно получить лучшее предложение на конкретный товар на рынке среди всех поставщиков.

Почему компании пересмотрели закупочную стратегию

Как только началось движение товаров и разрешили работу ресторанов, проблемы только усугубились. Это произошло, потому что на складе лежали остатки на месяц-два работы, при этом рестораны каждый день еще закупают скоропортящиеся продукты, на которые непонятно где брать деньги. Поэтому после пандемии многие компании пересмотрели свою закупочную деятельность и стали обращать внимание на оборачиваемость товаров, на заготовки и более вдумчивую аналитику.

Коэффициент оборачиваемости запасов

Когда у вас монопродукт и 50 наименований в меню, вам легко поддерживать высокий товарооборот. А когда под управлением несколько десятков ресторанов, да еще и премиум-сегмента, все сложнее. В такой ситуации на складах принято держать 2−3 дневный запас товаров. Это хорошая операционная модель, которая позволяет получать прибыль на чужих деньгах, так как основная масса товаров находится у поставщика.

Менее действенная модель — когда вы купили товар, через 2 недели за него заплатили и дальше он лежит у вас, пожирая уже ваши деньги. Тут нужно помнить:

Поэтому сейчас так важен такой параметр, как коэффициент оборачиваемости запасов. Этот параметр пришел в HoReCa совсем недавно и вполне годится для KPI шеф-поваров.

Коэффициент оборачиваемости запасов

Коэффициент оборачиваемости запасов — отношение себестоимости
проданных товаров за период к средней величине запасов за период.

Например, за месяц:
КОЗ = 512 835 ₽ / (142 759 + 204 465) / 2 ₽ = 2,95
Чем выше коэффициент, тем выше финансовая устойчивость.
В периоды кризиса считайте КОЗ за один день!

Чек-лист заготовок

Каждый день цех ресторана вырабатывает определенное количество полуфабрикатов и заготовок. При этом в отличии от сырья на складе они никак не отображаются в том же R_keeper. Чек-лист заготовок — это еще один инструмент планирования закупок, который работает как производственный план на день: с помощью него мы понимаем, какие полуфабрикаты и в каком объеме нужно сделать.

Чек-лист заготовок

Как избавиться от рутины и оптимизировать закупки

Многие процессы в ресторанном бизнесе уже автоматизированы, но процесс закупок так и остается оффлайн-задачей в различных каналах коммуникации с поставщиками — от бланков-заявок до звонков. Каждый поставщик хочет упростить работу и себе, и закупщикам — создать приложение, в котором все и будут работать. Только вот поставщиков у каждого ресторана множество, а не один. Что мы имеем в итоге:

Время на рутинные операции

Человеческий фактор, ошибки в заказах и документообороте

Для автоматизации закупок существует MixCart — облачный инструмент, который позволяет перевести все закупки в единый цифровой формат. После этого появляется возможность анализировать и управлять процессом, а также оптимизировать работу персонала. Программа интегрируется с R_keeper, Iiko, 1C, Tylipad, Poster и предполагает автоматическую выгрузку в системы учета.

Также MixCart помогает автоматически управлять процессом закупки, отображая текущие остатки по всем товарам, и уйти от интуитивных закупок, когда мы по привычке покупаем без анализа цен. Система показывает, у кого вам сегодня выгоднее купить те же огурцы и помидоры. Используя аналитику цен среди поставщиков, более 7000 пользователям удается сократить стоимость закупок в среднем на 7−10%

Если понадобилось поднять из архивов старый заказ — его можно найти в истории заказов. По новым же заказам приходит уведомления в мессенджер, на почту или по СМС. Если поставщик везет помидоры на 2 рубля дороже, вы это узнаете заранее.

Ведем закупки от и до вместе

Централизированные управление ресторанными сетями
Назначаем каждой точке общепита:
— Поставщиков и каталог товаров доступных к заказу
— Сотрудников и их роль/доступ в системе
— Шаблоны закупки
— Ограничиваем бюджет на закупку

MixCart — официальный IT-партнер Россельхознадзора
— Автозаполнений 80% полей
— Система оповещений о непогашенных ВСД
— Пакетное гашение
— Гарантия соблюдения закона

MixCart умеет прогнозировать закупку, опираясь на реализацию и остатки на складе.

На каждую продукцию устанавливается две планки — минимальная, чтобы не попасть в стоп-лист закупки, и максимальная, чтобы не было перезатарки. Система контролирует, когда товары подходят к минимальному значению и советует закупку. Нужно прямо сейчас? Программа подскажет, у какого поставщика ближайшая дата доставки. Нужно дешевле всех? Выбирайте минимальные цены среди поставщиков.

В личном кабинете можно управлять закупочной матрицей по всей сети ресторанов — оцифровать весь процесс и избежать расхождений со стратегией закупок. Также можно отслеживать аналитику по каждому объекту по отдельности или видеть всю картину целиком. Все эти инструменты вкупе помогут оптимизировать закупки, тем самым сэкономив и время, и деньги.

Выгоды для бизнеса