Чтобы работать с ЕГАИС без штрафов, бухгалтер ресторана должен правильно организовать каждый этап оборота алкоголя. Мы собрали 9 рекомендаций, как избежать критических ошибок, тратить меньше времени на отчеты и сдавать алкодекларации с первого раза. И на примере сервиса MixCart покажем, как облачные системы упрощают работу бухгалтера.

Данные в ЕГАИС ресторан передает через интернет. Канал связи, оборудование и программное обеспечение должны работать быстро и без сбоев. А дополнительные облачные сервисы заменят часы ручного труда. Рассмотрим подробнее.

Когда интернет-соединение неожиданно прерывается, сканирование проходит с ошибкой и данные не попадают в ЕГАИС. Бармен может не заметить проблему или забудет ее исправить. Тогда в ЕГАИС появится расхождение, с которым придется разбираться бухгалтеру.

Для уверенной работы нужен устойчивый интернет достаточной пропускной способности — от 3 Мбит/сек. При этом не надо использовать тот же канал для других целей — например, для раздачи Wi-Fi гостям.

Когда места получения, хранения и продажи алкоголя удалены друг от друга, могут возникнуть ошибки в учете. Например, сотрудник торопился обслужить гостя и забыл отсканировать несколько бутылок. Или бармен списал в реализацию одну марку, а в зал вынес бутылку такого же напитка, но с другой маркой.

Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно иметь два сканера 2D-кода:

• Один компактный, с надежным USB-соединением, комбинированный — чтобы можно было держать в руках или закрепить на столе.

• Второй — беспроводной, чтобы сканировать алкоголь на складе и везде, где нет компьютера.

Сканеры нужно выбирать с высокой разрешающей способностью, чтобы считывали даже поврежденные марки.

Вместо мобильного сканера можно использовать камеру смартфона, если в модуле для работы с ЕГАИС есть нужная функция. Например, приложение автозакупок MixCart отсканирует марку и сохранит данные в облачном хранилище. Модуль MixCart ЕГАИС учитывает и изменения, которые ФС РАР периодически вносит в кодировку акцизных марок. Система адаптируется сама — не потребуется покупать новые сканеры.

Данные в ЕГАИС бухгалтер передает через Универсальный транспортный модуль (УТМ), который обязательно должен быть в каждой точке, где продают алкоголь. Если ресторан работает только с бумажными накладными, бухгалтер их собирает и вводит данные вручную — опечатки и ошибки неизбежны. Сотрудник может потерять бумажную накладную или не передать в бухгалтерию вовремя, и ресторан нарушит сроки отчетности.

Если ресторан использует электронный документооборот (ЭДО), бухгалтер тратит меньше времени на внесение накладных и на исправление ошибок сотрудников. Но у обычного ЭДО ограниченные возможности. Например, выгрузить накладную, которую ресторан получил из 1С поставщика, через ЭДО в специальную систему учета для общепита не получится — придется дублировать приход вручную.

Облачная система MixCart приходует любой товар, в том числе алкоголь, в систему учета за 1 минуту. Данные по поставкам и расходу бармен или бухгалтер могут отправлять сразу в ЕГАИС.

Бухгалтер должен помочь руководству ресторана выстроить оборот алкоголя, чтобы сотрудники реже ошибались. Организовать прием и продажу алкоголя, обучить персонал, определить объем закупок — во всем этом бухгалтеру стоит участвовать.

Если ресторан регулярно нанимает новых работников, бухгалтер может помочь управляющему составить для них подробные инструкции. Он досконально знает процесс и поэтому разъяснит все нюансы работы с алкоголем.

Хорошо, если бухгалтер объяснит каждому новому бармену и официанту правила, которые нужно соблюдать при обращении с алкоголем. Если лично обучать сотрудников, они становятся более ответственными и внимательными.

Если управляющий делает крупные закупки алкоголя — например, один раз в месяц — это может привести к заморозке денег на складе. А чтобы принимать крупные партии бутылок, бармену приходится надолго отвлекаться от обслуживания гостей — он будет торопиться и неправильно примет товар.

Небольшие партии удобнее: деньги не связаны, бухгалтеру проще контролировать расход, а управляющий меньше заботится о сохранности алкоголя. Чтобы партии были не слишком большими, но алкоголя всегда хватало, бухгалтер может воспользоваться коэффициентом оборачиваемости запасов и рекомендовать управляющему объемы.

Если ресторан подключен к облачному сервису MixCart, руководитель может в нем сразу указать максимальный заказ поставщику и минимальный запас на складе. Тогда бухгалтеру не придется контролировать каждую закупку, а в баре не будет стоп-листов.

Бармены часто не хотят отвлекаться от обслуживания гостей на списание продаж в ЕГАИС. Они собирают бутылки всю смену и лишь потом отправляют общий акт списания на реализацию. Иногда при списании проявляются ошибки — и поздно вечером уставшие сотрудники сверяют расход за весь день, чтобы закрыть смену. Бухгалтер, как правило, не работает до закрытия ресторана и вынужден разбираться с проблемой из дома.

Чтобы такого не было, нужно работать по правилам и списывать каждую бутылку. На практике такая возможность бывает не всегда, поэтому удобнее создавать акты списания в ЕГАИС по графику, несколько раз в день. В небольшом списании проще найти и устранить ошибку.

С MixCart бармен может списывать алкоголь на реализацию с помощью камеры смартфона, который всегда под рукой. Данные сразу отправятся в ЕГАИС. При этом провести ошибочную операцию программа не даст, а разрешить проблему можно в чате с персональным менеджером.

Правительство и Росалкогольрегулирование часто обновляют законодательство, программное обеспечение и порядок работы с алкоголем. Одни действия в учете становятся ненужными, другие требуют от бухгалтеров и управляющих больших усилий. Меняются и сроки подачи данных — их соблюдать нужно в первую очередь.

Если тянуть до дедлайна, а изучать изменения и составлять отчет в экстренном режиме, бухгалтер может ошибиться при сдаче декларации. Чтобы не переделывать работу, готовить отчеты в ФС РАР лучше планомерно и заранее.

Когда ресторан проводит ревизию алкоголя только один раз в квартал, существенные недостачи и ошибки в декларации неизбежны. Инвентаризацию бара нужно проводить не реже одного раза в месяц и перед увольнением кого-то из сотрудников.

Чтобы сэкономить время на поиск и исправление ошибок, можно проводить инвентаризацию помарочно — один раз в неделю. За такой короткий период получится быстро сверить реализацию в ЕГАИС и в учетной системе — и внести правки, если это потребуется. Так остатки всегда будут реальными и сойдутся даже в случае неожиданной проверки.

Инвентаризационную ведомость алкоголя в MixCart бармен может сформировать самостоятельно — одной кнопкой. При этом в ведомости не отражаются текущие остатки, поэтому бармен не сможет сделать приписку, а бухгалтер получит верные результаты ревизии.

Иногда бухгалтеры жалуются, что составлять алкодекларацию сложно и долго. Нужно переработать каждую накладную, выявить все ошибки, которые сделали сотрудники в течение квартала. И решить, что с ними делать. Если перед отправкой декларации бухгалтеру не хватит времени на перепроверку данных, что-то может не сойтись, и отчет ФС РАР не примет.

Чтобы не переделывать отчеты и сдавать декларацию с первого раза, нужно ежемесячно формировать предварительный вариант алкодекларации, а затем объединять в единый квартальный отчет.

Перед отправкой декларации нужно обязательно свериться с поставщиками, проверить объемы, за которые отчитывается ресторан, входящие и исходящие остатки и новые коды алкоголя.

Если бухгалтер и управляющий правильно организуют работу с алкоголем, в ресторане не будет недостач, штрафов и перезатарки склада. А чтобы работать совсем уверенно, установите модуль ЕГАИС MixCart.

Хотите узнать, как автоматизация закупок поможет вашему бизнесу — заполните форму ниже, и мы проведем бесплатную демонстрацию сервиса MixCart.

Консультант статьи