Как ввести электронный документооборот в ресторане и сэкономить

Войти

FAQ

Что делать бухгалтеру в общепите, чтобы перестать работать сверхурочно

Время чтения: 8 минут.

Нет времени читать?
Отправим статью на почту

В прошлой статье мы рассмотрели традиционную схему заказа продуктов в ресторан. Показали, какие у нее недостатки — и почему автоматизированная система справляется с этой задачей лучше. В этой статье поговорим о следующем этапе — что происходит после доставки продуктов.

После того как повара и бармены приняли товары от поставщика, бухгалтер должен внести накладные в систему учета. Иначе касса ресторана не сработает. Кроме внесения накладных, сотрудник по первичке должен проверить и погасить ветеринарные сертификаты в государственной программе «Меркурий». Если в заведении есть алкоголь — то еще создать алкодекларации, чтобы потом выгрузить их в систему ЕГАИС.

Вся эта работа делается вручную и занимает много времени. Примерно так: 30 минут — на 1 накладную, по 15 минут — на каждый ВСД, 50−60 минут — на алкодекларацию. В итоге получается, что бухгалтер загружен весь день. Если открывать еще одну торговую точку, придется платить сверхурочные или нанимать второго сотрудника.

Поговорим о том, как развивать предприятие, не расширяя штат сотрудников. Можно увеличивать объемы продаж и открывать новые точки, при этом упростить работу бухгалтерии.

Работу с первичкой можно автоматизировать — и тогда 1 ваш сотрудник сможет контролировать работу крупной сети. Причем удаленно. А в небольших заведениях после автоматизации эту работу успеет сделать сам управляющий. Это подтверждают кейсы по подключению системы MixCart.

В приложении MixCart накладные находятся в облаке и ставятся на приход автоматически, когда товар приезжает в ресторан. Система связывается с учетным ПО (например, iiko), поэтому продукты можно продавать сразу после приемки. Также есть интеграция с «Меркурием» и ЕГАИС. Разберем, как MixCart справляется с трудоемкими и затратными этапами первички.

Вычерки в бумажных накладных

Проблема

Пример: во время получения товара вы обнаружили плесень в упаковке с ягодами. Повар отказался это принимать и делает неразборчивый вычерк на своей бумажной накладной. А на своем экземпляре и у поставщика — забывает.

Последствия

При оплате товара поставщику появится расхождение. А в ревизию — излишки или недостачи. Сотрудники потратят время на выяснение, испортят отношения. Придется решать, как вернуть переплату, или доплачивать.

Как это решается с MixCart

Когда приемщик получает товар, ему нужно открыть приложение MixCart на планшете или смартфоне — и сразу сделать вычерк в электронной накладной. Когда продукты приняли, информация о них будет одинаковая и у поставщика, и у бухгалтера.

Хранение документов

Проблема

Первичку нужно хранить 5 лет, а это кипы накладных и чеков из магазинов.

Последствия

Нужно выделить место для хранения бумаг. При этом документы могут потеряться. Если первичного документа нет, можно получить штраф от 10 до 30 тысяч рублей. Или не получится учесть расходы для уменьшения налоговой базы. Налоговая доначислит неуплату.

Как это решается с MixCart

Весь документооборот — в электронном виде. Ошибки сводятся к нулю, документы в порядке и в наличии. Вы экономите на оплате архива для бумаг.

Внесение накладных в систему учета

Проблема

Много времени и сил тратится на сбор накладных от приемщиков, и затем — на ручной приход товара в систему учета.

Последствия

Ежемесячно оплачиваете труд, который можно автоматизировать.

Как это решается с MixCart

Чтобы сформировать накладные и приходовать их в учетную программу, нужно нажать пару кнопок. Отдельный сотрудник не требуется.

Например, ресторан Blanc закупает продукты несколько раз в день, но всю работу с документами успевает делать оперативный директор — благодаря приложению MixCart.

Проблема

В небольших заведениях товары сразу выставляют на витрину, поскольку нет отдельных мест хранения. Бывает, что торт — уже на витрине, а продавать его нельзя: бухгалтер еще не поставила на приход.

Последствия

Гости смотрят на витрину, но купить не могут.

Можно продать в минус, чтобы угодить гостю, но потом в ревизию будет пересорт и путаница.

Как это решается с MixCart

Не надо ждать бухгалтера. Когда приемщик согласился с поставкой, он нажимает кнопку «Сформировать накладную». Так накладная попадает в систему учета ресторана — например, iiko — где теперь нужно только нажать «Оприходовать товар». Все готово, можно продавать.

Гашение ВСД

Работа с ветеринарными сертификатами занимает время и тратит нервы бухгалтера. Роспотребнадзор ежемесячно обновляет правила, при этом сложно найти достоверные разъяснения. На сайтах дают противоречивые и неполные данные. С 2022 года список продуктов к учету в «Меркурии» расширят, а значит, и объем работы с документами снова увеличится.

Проблема

Легко ошибиться и нарушить закон. Перепоручать гашение ВСД сторонней компании и автоматически гасить ВСД — незаконно.

Последствия

Сотрудники тратят время и нервы. А руководство получает угрозы и штрафы от Роспотребнадзора.

Как это решается с MixCart

MixCart — официальный IT-партнер Россельхознадзора. Поэтому через облако MixCart можно быстро и законно гасить сертификаты, делать возвраты и списания. Если появились непогашенные ВСД или просроченная продукция — система напомнит об этом.

Все ВСД приходят в личный кабинет пользователя. Это удобно, потому что ВСД можно гасить пакетно — одной кнопкой до 1000 сертификатов. При этом 80% полей отчетов заполнятся автоматически.

В MixCart просто делать все операции с ВСД: гашение, возврат, частичную приемку, списание, журнал контроля, просмотр и печать

Формирование декларации в ЕГАИС

ЕГАИС защитила потребителей и государство, но усложнила работу рестораторам. Если ошибиться в приходе или задержать отчет — получишь штраф. Сроки жестко ограничены, бухгалтерам постоянно нужен компьютер с выходом в интернет.

Проблема

Пересортица.

Последствия

Риск получить штраф от 150 000 рублей.

Как это решается с MixCart

MixCart — официальный партнер ФСРАР и ЕГАИС, поэтому все действия в системе законны. Принимать алкоголь можно через камеру смартфона. При этом сразу видно соответствие маркировки, бутылки и накладной. Если марка неправильная — система тут же оповестит. Сканер теперь не нужен.

В MixCart есть все для работы с алкоголем. Например, прямо в баре за несколько секунд можно отсканировать бутылку камерой телефона — и отправить данные в ЕГАИС

Проблема

Чтобы сформировать все декларации, уходит несколько часов. А время подачи отчета ограничено.

Последствия

Поторопились, ошиблись — получили штраф от Росалкогольрегулирования.

Как это решается с MixCart

Вся информация по алкоголю загружается в момент сканирования марок. Декларация формируется автоматически. Бухгалтеру нужно только проверить данные — и отправить в ФСРАР.

Получается, что подключение MixCart позволяет ресторатору полностью отказаться от ручного документооборота, сэкономить ФОТ и свести к минимуму ошибки из-за человеческого фактора.

Чем еще выгодно рестораторам облако MixCart — читайте в презентации. Спойлер: мониторинг цен с телефона, отложенные заказы, логистика и аналитика.

MixCart позволяет
сэкономить на закупках до 30%

Оставьте заявку, чтобы узнать об инструментах автоматизации закупок.