Время чтения: 8 минут

ONE PRICE COFFEE — франшизная сеть кофеен.

Краткие цифры:

Особенность ONE PRICE COFFEE — продажа напитков по доступной фиксированной цене. При этом компания сама закупает зерна на плантациях в Бразилии, использует только 100% Арабику, далее привозит зеленое зерно в Москву и обжаривает его. Кофейни работают как симбиоз общепита и розницы: кофе варят на месте, остальную готовую продукцию — выпечку, десерты, салаты — привозят поставщики. Сейчас у сети — более 30 таких партнеров и регулярно появляются новые.

Ежемесячно компания открывает около 10 кофеен. Такой масштаб бизнеса требует стандартизации и автоматизации типовых процессов.

Продукцию заказывали по традиционной для общепита схеме: по телефону или через сообщения отдельно каждому поставщику. Это вносило хаос, отнимало время и человеческий ресурс. Но в 2019 году, когда компания обратилась в MixCart, это считалось нормой. В общепите поставки товара происходили несколько раз в день.

В результате компания постоянно сталкивалась с проблемами: поставщики не довозили товар, документы терялись, не получалось провести качественную аналитику и оценить себестоимость закупок.

Кроме того, обработкой первичных документов — внесением накладных и гашением ветеринарных сертификатов (далее — ВСД) в системе «Меркурий» — в ONE PRICE COFFEE занимался целый кабинет бухгалтерии. Если специалист не успевал внести накладные в систему, то гости не могли сделать заказ, что приводило к жалобам и недовольству.

Годовые расходы на бухгалтеров, которые обслуживали сеть, тоже требовали оптимизации.

Все эти проблемы нельзя было решить с помощью программ, в которых уже работали ONE PRICE COFFEE — iiko, 1С и Motivity. Каждая из систем помогала закрывать локальные задачи, но не могла упростить работу с закупками и поставщиками. Решением стала облачная система от MixCart.

При разработке учитывали индивидуальные особенности сети кофеен. А чтобы новая программа работала корректно, сделали интеграцию с уже используемым ПО для общепита — iiko. Работу разделили на два этапа:

1. Исключить бумажный документооборот. Разработать систему закупок, чтобы заказы по всем поставщикам формировались в одном месте.

2. Научить систему закупок анализировать продажи и автоматически формировать заказ с нужным количеством продуктов, чтобы франчайзи не ошибались в расчетах.

Интерфейс системы собрали по образу маркетплейса: кофейни видели товары поставщиков — и просто собирали заказ в корзину. Связываться с каждым поставщиком, уточнять цену и другие детали не требовалось. При заказе пользователь видел, когда сможет получить заказ, а поставщик понимал, куда именно нужно сделать доставку.

Тестировали систему от MixCart постепенно. Сперва — на пяти точках ONE PRICE COFFEE в течение полугода. Затем решение быстро внедрили во всех кофейнях сети.

Самой сложной задачей оказалось подключить поставщиков к «облаку»: им не хотелось тратить время на изменение внутренних процессов. В основном потому, что многие поставщики ONE PRICE COFFEE — небольшие предприниматели, которые не пользуются электронным документооборотом ради экономии.

Для таких партнеров MixCart разработал индивидуальное решение с бесплатным подключением. Каждого поставщика подключали вручную и учили работать в облачной системе. Всю работу завершили в течение года. Теперь подключение поставщиков поставлено на поток и не вызывает сложностей.

После приемки товара кофейни могут сразу продавать продукцию: накладные формируются автоматически и загружаются в систему iiko. Ждать, пока документы обработает бухгалтер, больше не нужно.

Также упростилась работа с «Меркурием». В MixCart есть удобный модуль для работы с ВСД.

Система автоматически заполняет ключевую информацию о продукции, а если есть непогашенный сертификат — пользователь получает напоминание об этом.

Функция «Автоматический заказ» стала логичным продолжением разработки системы. ONE PRICE COFFEE продают не только кофе, но и готовую еду, поэтому на витринах всегда должны быть круассаны, сэндвичи и салаты. Но зачастую франчайзи ошибались в прогнозах продаж и заказывали недостаточно продукции. Ошибки прогнозирования приводили к стоп-листам и снижению выручки.

Доработкой системы занимались совместно с iiko, поскольку продажи и приход учитывались в их программе. Партнеры из iiko доработали нужные функции на своей стороне, а MixCart консультировал по работе программы и разработал программные связи.

Спустя 2 месяца систему прогнозирования протестировали на паре точек — и затем ввели в работу по всей сети.

ONE PRICE COFFEE использует функции MixCart: заказ, прием товара, интеграция с «Меркурием». Кофейнями стало проще управлять, можно анализировать затраты в режиме реального времени.

Заявки, приход товара и гашение ВСД автоматизировали. Сейчас 68 собственных точек обслуживает всего один бухгалтер. 40 точек франчайзи — 1−2 бухгалтера. Остальные франчайзинговые кофейни ведут первичку самостоятельно. Франчайзи необязательно нанимать бухгалтера для обработки накладных и можно не бояться получить штраф от Россельхознадзора.

Формат маркетплейса экономит время. Франчайзи больше не теряют часы на закупки для кофеен.