Как распределять выручку в ресторане, чтобы денег хватало на работу и развитие

Войти

FAQ

Часто в ресторане бывает так: выручка есть, а прибыли — нет. Возникают кассовые разрывы, приходится кредитоваться на аренду и зарплату. Почему это происходит? Одна из причин — нет планирования и анализа доходов-расходов.

Мы в MixCart провели вебинар на эту тему с Натальей Милеенковой. Вот о чем поговорили:

Как проверить норму финансовых показателей ресторана
Как найти слабое звено, которое снижает рентабельность
Как снизить себестоимость продуктов и оптимизировать расходы, чтобы получать больше прибыли

Подготовили для вас конспект.

Время чтения: 13 минут.

Нет времени читать?
Отправим статью на почту

Наталья Милеенкова

Эксперт ресторанного рынка

25 лет на топовых позициях в сфере ресторанного бизнеса (Maison Dellos, White Rabbit Family)
Executive Coach Skolkovo
Основатель консалтингового агентства Level Up Consult
Куратор направления операционного менеджмента в Novikov business school
Эксперт российских ресторанных премий
Автор бестселлеров «Финансы вашего ресторана» и «Китчен менеджмент»

Выручка и прямые затраты

Представьте, что выручка или деньги, которые вы получаете от гостей — это большой пирог. Вы нарезаете его на части: кусочек — на закупку продуктов, кусочек — на ФОТ, кусочек — на налоги. Задача — знать размер каждого куска и не отрезать слишком много.

Если вы распределили затраты правильно, прибыль останется и на развитие бизнеса, и на доход собственнику

Самые большие части «пирога» уходят на прямые затраты.

Чтобы держать эти расходы на нормальном уровне, нужно отслеживать так называемые cost of goods — это сумма прямых затрат, один из ключевых подконтрольных финансовых показателей ресторана.

Cost of goods — это отношение прямых затрат к выручке в процентах. Рассчитывать его нужно 1−4 раза в месяц. Чем нестабильнее рынок, тем чаще контролировать.

Чтобы окупить затраты и выйти на прибыль не ниже 10−15%, эксперты рекомендуют держать cost of goods в пределах 50−60% от выручки.

Если cost of goods превышает 60%, прибыль стремится к нулю. Вы потратите оставшуюся часть выручки на аренду, маркетинг, налоги и другие косвенные расходы

Как рассчитать cost of goods
Чтобы сделать корректные выводы о рентабельности ресторана, кухню и бар анализируйте отдельно.

Начните с цифр первого уровня. Определите период — например, 1 месяц. Из отчета о прибылях и убытках возьмите три показателя:

выручку,
себестоимость,
затраты на персонал.

Считать показатели нужно отдельно по каждому цеху и подстатье, чтобы сразу понять, где именно просадка. Вот пример распределения прямых затрат одного ресторана:

В нашем примере cost of goods получилась менее 60% — этот ресторан эффективно расходует средства на продукты и персонал. Проводить более детальный анализ по ФОТ или списаниям пока не обязательно.

Выручка и косвенные затраты

Так называют затраты, которые не относятся к продуктам и персоналу. Чтобы получить прибыль 10%, доля косвенных затрат не должна превышать 30%.

Есть расходы, на которые сложно повлиять — например, стоимость аренды. Но большинство расходов более гибкие. Разберем подробнее.

Аренда;В крупных городах аренда высокая;В идеале показатель не должен быть выше 8% Коммунальные платежи;Даже небольшое заведение тратит не менее 70 тысяч в месяц на воду, электричество, вывоз мусора;Чтобы оптимизировать эту статью, можно купить посудомоечную машину, заменить плиты на индукционные или использовать только светодиодное освещение Налоги;Для сегмента HoReCa есть выбор: общая и упрощенная системы или патент;Выбирать лучше с аудитором. Он учтет формат, обороты и возможности Эквайринг, обслуживание банка;Банки регулярно обновляют программы работы с бизнесом;Проверьте, не платите ли вы за опции, которые в других банках дают бесплатно. Например, за аренду терминала Транспортные расходы, бензин;Иногда организация держит автомобили на балансе и водителей в штате. Это создает комфорт, но не приносит прибыли;Проанализируйте, оправдывает ли себя водитель офиса, закупщик или курьер. Может быть, вам будет достаточно маркетплейсов и агрегаторов Ремонт и техническое обслуживание оборудования;Не все ремонтные работы можно выполнить силами штатного мастера. Тогда приходится платить дважды: оклад своему специалисту и за вызов сторонней организации;Посчитайте, что выгоднее — обслуживающая компания, штатный мастер или специалист по вызову. Ориентируйтесь на уровень затрат примерно 2% от выручки Хозяйственные расходы и канцтовары;Бумага, салфетки, моющие средства кажутся незначительными затратами только на первый взгляд;Выберите достойные марки по умеренной цене и определите количество хозяйственных расходников, которое допустимо использовать в течение месяца. Достаточно тратить на хозы 1,5-2% от выручки Маркетинг;Это реклама, акции, печатная продукция;Рекомендованный расход — до 5%. Но это должно генерировать прибыль — каждый вложенный рубль давать три Продвижение;Присутствие в медийном пространстве — это must have;Затраты на smm, фотографов и дизайнеров нужно выстраивать по принципу минимальной необходимости Прочие затраты;Допокупка посуды, незначительные улучшения (например, распечатать дополнительные меню), украшения к праздникам, представительские расходы;Составьте подробный список таких мелких расходов. Посчитайте, сколько нужно на это тратить и сколько получается выделить в текущий период. Чтобы получить плановую прибыль — и не выходить за рамки разработанного бюджета

Разработка и соблюдение бюджета добавит ресторану до 10% прибыли.

Как снизить себестоимость и поднять рентабельность

Если вычислили слабое звено — пора искать решение проблемы. Пути могут быть разные:

Расширять бизнес. Например, поставлять свои десерты в соседние кофейни или в ритейл.
Ликвидировать неэффективный цех. Например, заказывать эту категорию у других производителей.
Оптимизировать ФОТ. Возможно, сократить персонал или изменить график работы.
Реорганизовать систему. Ликвидировать цеха, обучить сотрудников, чтобы умели готовить не только салаты, но и десерты.
Изучить статью «Списания». Необоснованные списания даже на 200 рублей в день — это 73 тысячи в год.
Усилить контроль по статье «Недостачи и излишки». Например, проверить ТТК или провести ревизию самостоятельно.

Кроме управленческих методов, можно и нужно использовать цифровые технические средства. Например, автоматизация процесса закупок поможет снизить себестоимость на 10%.

Даже небольшое кафе с оборотом выручки в 1 млн сэкономит на себестоимости порядка 30 тысяч.

Как это происходит — разберем на примере облачного сервиса MiхCart. С ним можно перевести закупки в электронный формат и получить 3 инструмента, которые сделают их управляемыми и бережливыми.

1. Анализ цен во время заказа

Обычно

Чтобы узнать цены, нужно позвонить или написать поставщикам в мессенджерах и по электронной почте. Подождать ответа, потом сравнить прайс-листы в компьютере. Если времени перепроверить цены нет, то заказываем у привычного поставщика, пусть и дороже.

В приложении MiхCart

Чтобы выбрать лучшую цену на продукт, нужно открыть личный кабинет на телефоне или планшете. Затем установить фильтр и положить в корзину подходящий товар. MiхCart подключен к 1С поставщиков, поэтому вы видите актуальные цены и ассортимент.

MixCart автоматически предложит аналог — самый выгодный товар в каждой группе. С этим инструментом вы сэкономите до 10% на себестоимости блюд

2. Прогнозирование закупок

Обычно

Закупщикам или шеф-повару приходится в уме прогнозировать продажи и вручную считать, что и сколько заказать сегодня. Ошиблись или забыли сделать заказ вовремя — потеряли деньги: одних позиций не хватило — в результате какие-то блюда попали в стоп-лист; другими перезатарились — в итоге заморозили средства.

В приложении MiхCart

Система учитывает продажи, остатки, товары в пути и срок годности продукции. Сопоставляет дни отгрузок у поставщиков — и дни закупок у вас. На основании анализа подскажет, какие позиции и в каком количестве пора купить. Вам не нужно держать эту информацию в голове и стараться ничего не упустить во время заказа. С этим инструментом вы избежите ситуаций, когда склад завален замороженными ягодами, а рыбу для фирменного блюда нечем оплатить. А еще повысите коэффициент оборачиваемости.

Опция «Автозаказы» формирует наиболее выгодную корзину закупки. Вам остается только подтвердить заказ. Параметры можно настроить в четырех режимах: самая быстрая поставка, самая низкая цена закупки, заказ у одного поставщика или приоритетный — по своим индивидуальным параметрам

3. Аналитика закупок

Обычно

Чтобы проанализировать закупки, нужно выделить день, взять несколько отчетов у бухгалтера: отчет по поставщикам, утвержденный внутренний прейскурант или APL-лист, марочный отчет. Собрать свежие прайс-листы от поставщиков. Затем вручную свести показатели и разработать выгодные закупки на следующий период.

В приложении MiхCart

Сервис «Аналитика» показывает динамику цен и объемов закупок по поставщикам в реальном времени с экрана телефона. В облаке можно запросить среднюю цену на товар и его аналоги за любой выбранный период. Можно сравнить ваши закупочные цены со среднерыночными. Если видите, что переплачиваете — ищите другого партнера или просите скидку. Принимать решения можно дистанционно, не дожидаясь отчетов от бухгалтера.

В системе можно отследить жизненный цикл заказа. Вы увидите, на каком этапе изменилась цена, и выявите недобросовестных поставщиков, которые не следят за актуальностью прайс-листов

Материал подготовлен по вебинару с Натальей Милеенковой «Оптимизация расходов ресторана. Снижаем Cost of Goods».

Запишитесь на консультацию с менеджером MixСart, чтобы узнать больше о том, как увеличить прибыль своего ресторана.

MixCart позволяет
сэкономить на закупках до 30%

Оставьте заявку, чтобы узнать об инструментах автоматизации закупок.