Полезные шаблоны для управленческого учета в ресторане

Войти

FAQ

Какие отчеты нужны директору: полный гайд

Отчетность ресторана или кафе можно разделить на обязательную и управленческую. Обязательная нужна для бухгалтерского учета и государственных органов. Ее составляют по строгим правилам — как требуют законы и инструкции. Управленческую — используют руководители, чтобы контролировать работу предприятия.

Обязательная отчетность обычно содержит данные за прошлый месяц или год, и в ней нет аналитических метрик. Управленческая более оперативная и собирает важную для руководителя информацию — о среднем чеке, количестве гостей по дням и часам, продажах блюд по наименованиям. В статье расскажем об управленческой отчетности для ресторана или кафе и дадим ссылки для скачивания наиболее нужных шаблонов.

Как и зачем учитывать

Управленческий учет — дополнительная работа для сотрудников. Чтобы она приносила пользу, данные в отчетах должны быть верными и нужными руководителю.

Отчеты нужны, если они помогают собственнику понимать, как ресторан зарабатывает и насколько эффективно тратит деньги, как можно увеличить стоимость бизнеса. А управляющему — избегать кассовых разрывов, контролировать и увеличивать выручку, планировать текущую работу, оценивать действия персонала.

Часть данных для отчетов берут из программы учета (ПУ), другие — собирают вручную. Чтобы данные и в ПУ, и в отчетах были верными, нужно исключить ошибки на всех этапах:

принимать и приходовать товары без ошибок;
вести остатки фактические, а не расчетные;
проводить ревизии регулярно;
проверять и утверждать технологические и калькуляционные карты;
адаптировать кассу для общепита.

На основании отчетов собственник и управляющий принимают решения. Если эти решения персонал выполняет — ресторан заработает больше. Тогда управленческий учет будет полезным.

Какие отчеты нужны

Управленческие документы для ресторана можно разделить на три группы: сервисные, экономические и закупочные. Мы составили широкий список управленческих отчетов, чек-листов и полезных документов для ресторана и кафе. О некоторых из них рассказываем в этой статье и даем шаблоны.

Список можно скачать по кнопке ниже:

Полный список полезных документов для ресторана

1. Сервисные отчеты

Сервисные документы ориентируют сотрудников — как работать, чтобы ресторан приносил прибыль. А руководитель из отчетов видит, довольны ли гости, соблюдает ли персонал правила и стандарты.

К сервисным относят отчеты по дополнительным продажам, по работе системы лояльности, анкету тайного гостя и другие. Например, в чек-лист подготовки персонала заносят календарь найма, учитывают стажировки, аттестации и тренинги. Чек-лист контроля адаптации проверяет, как новички усвоили стандарты ресторана, меню, скрипты для общения с гостями.

Документ, который помогает обеспечить качество блюд и напитков, — это лист утвержденных продуктов, сокращенно ЛУП, или APL (approved product list). Его используют шеф-повар, бар-менеджер, закупщик и приемщики товаров. ЛУП помогает не ошибиться при заказе и приемке продуктов, уменьшить списания и расходы, сохранить наценку.

Скачайте шаблон по кнопке ниже:

Лист утвержденных продуктов

Чтобы повара и бармены готовили строго по ТТК и помнили особенности подачи и приготовления каждого блюда и напитка, нужен отчет по ежедневной дегустации. Его заполняет управляющий, шеф-повар или другой сотрудник, который знает, каким должен быть внешний вид и вкус блюд и напитков в конкретном ресторане.

Скачайте шаблон отчета:

Отчет по ежедневной дегустации

2. Экономические отчеты

Экономические документы рассказывают собственнику, как ресторан зарабатывает и тратит выручку. К экономическим относится и часть обязательных отчетов: отчет о прибыли и убытках (P&L-отчет), отчет о движении денежных средств, бухгалтерский баланс.

Управляющему данные помогают вовремя увидеть проблемы и исправить их. Например, учет выходов персонала позволяет ежедневно контролировать фонд оплаты труда. Марочный отчет — удерживать наценку и контролировать закупки. Маркетинговый отчет покажет, насколько эффективны затраты на продвижение и рекламные акции.

Если заполнять этот отчет ежедневно вручную — станут видны тенденции, которые нужно учитывать либо изменять. Например, если средний чек ниже плана — возможно, пора провести тренинг для официантов. Перевыполнили план по количеству гостей — находим причину и повторяем хороший опыт снова.

Чтобы скачать шаблон отчета, нажимайте на кнопку ниже:

Ежедневный отчет с графиком выполнения плана по выручке

Инвентаризационная ведомость помогает избежать намеренных и случайных ошибок при производстве блюд и напитков. Но данные в ней по остаткам должны быть реальными, а не расчетными. Это возможно, если ревизии делают не реже одного раза в месяц, а бухгалтер вовремя проводит приходы и расходы в ПУ.

Ведомость инвентаризации скачивается из программы учета — например, iiko — и выглядит так:

Инвентаризационная ведомость (или опись) показывает излишки и недостачи по складу. В некоторых программах такой отчет называется сличительной описью (или ведомостью)

Основной инструмент управляющего — ежедневный отчет с графиком выполнения плана по выручке. Как использовать отчет — смотрите в записи вебинара.

Эксперт: Амина Фатуллаева, ресторатор и антикризисный управляющий

Вебинар «Финансы и расходы ресторана. Как оптимизировать показатели и выйти в плюс»

Смотреть запись вебинара

3. Закупочные отчеты

По закупочным документам можно понять, рационально ли ресторан использует оборотные средства, есть ли утечки на этапе закупок. К закупочным относят отчет списаний порчи и по срокам годности, отчет по поставщикам и другие.

Например, оборотно-сальдовая ведомость пригодится для расчета коэффициента оборачиваемости запасов (КОЗ), который показывает, сколько оборотных средств заморожено в товаре.

Контролировать, сколько денег тратит ресторан на каждый продукт, помогает АВС-анализ закупок по продуктам, который выделяет наиболее значимые для ресторана закупки. После анализа управляющий и шеф-повар решают:

нужен ли этот продукт ресторану;
нужен ли он в таком объеме;
можно ли сменить производителя этого продукта;
надо ли покупать именно у этого поставщика;
можно ли снизить цену на этот продукт.

Чтобы составить полноценный АВС-анализ закупок, одни данные берут из ПУ, другие — выбирают вручную. Затем объединяют в одном файле и ранжируют по системе АВС.

На базе АВС-анализа принимают полезные решения. Например, на какой продукт нужно искать цену дешевле

Чтобы при закупках не было убытков, нужно не реже одного раза в месяц собирать и анализировать данные закупочных отчетов.

Подробнее об анализе закупок — в записи вебинара.

Эксперт: Наталья Милеенкова, эксперт российских ресторанных премий, основатель консалтингового агентства Level Up Consult

Вебинар «Закупка без потерь: планирование, контроль, автоматизация»

Смотреть запись вебинара

Как упростить сбор данных

Автоматизировать сбор и обработку данных помогут облачные технологии MixCart. Закупочная аналитика будет в реальном времени на экране смартфона руководителя. А онлайн-контроль позволит сэкономить больше, чем ежемесячный анализ.

Но MixCart нужен не только для контроля. Его основная задача — автоматизировать работу с поставщиками. Это поможет: