Почему важно проверять товар
Со стороны может показаться, что в приемке товара нет ничего сложного. Мы заказали — поставщик собрал по списку — остается только занести все на склад. На деле часто возникают расхождения: заказали одно — привезли что-то другое. Либо в накладных прописали данные неверно, и бухгалтерия не сможет свести баланс.
Вот с чем можно столкнуться:
- Изменилась себестоимость. Например, всегда привозили вырезку за 900 рублей килограмм, а в этот раз без предупреждения — за 1300 рублей. Себестоимость стейка на 1 порцию в этот же день возрастет на 44%.
- Появилась недостача. В накладной — ошибка в единицах измерения товара. Заказали сок в упаковке 1 литр, а привезли — в упаковке 0,9 литра. Бухгалтерия оприходует по накладной не 12, а 10,8 литра сока. Из-за такой мелкой ошибки появляется фиктивная недостача 1,2 литра сока с каждого ящика.
- Появились убытки. Привезли продукт разного качества. В ящике сверху была красивая клубника, а на дне — порченая. Если не увидеть гниль и завизировать накладную, то потом половину ящика придется списать. Бухгалтерия не обязана помогать сотруднику исправлять его ошибку. Им проще покрыть убыток штрафом.
- Просроченная штучная продукция попадает на стойку с дополнительным товаром. В лучшем случае гость его не купит. В худшем — напишет жалобу руководству (сотрудника оштрафуют) или в Роспотребнадзор. Тогда в кафе назначат проверку.
- Появляются штрафы от налоговой, Росалкогольрегулирования или Россельхознадзора. В накладной указана семга, а реально ее не привезли. Бухгалтерия оприходует виртуальную семгу. Помимо недостачи в ревизию, появится еще ветеринарный сертификат со штрафной санкцией. Или поставщик привез алкоголь сегодня, а накладная выписана вчерашним числом. За нарушение срока подачи данных в ЕГАИС — штраф на организацию от 150 000 рублей.
Если нет строгой системы в приемке товаров — появляются штрафы и некорректные данные в отчетах по расходам, товарным остаткам, прибыли. В итоге совместить приход-расход невозможно.
Если вы — руководитель ресторана
Чтобы прием товара не создавал напряжения вам и сотрудникам, подготовьтесь заранее. Вот как это сделать.
Выполните формальности
Подготовьте все документы:
1. Составьте письменное соглашение с поставщиками о качестве доставляемых продуктов. Укажите:
- плановую периодичность поставок;
- требования к документации;
- признаки, по которым товар считается качественным. Например, яблоко — ярко-зеленое, ровная кожура, хрустящее на вид, вес 180−200 г. Тогда вялое мелкое яблоко с коричневым пятном — это будет некачественный товар, и поставщик не повезет вам его.
Если проделать эту работу для каждого товара, у вас будет законное основание отказаться от приемки продуктов, которые не подходят для приготовления в вашем ресторане.
2. Составьте лист утвержденных продуктов компании для каждого подразделения вашего ресторана (APL — Approved product list).
3. Оформите лист заказов по цехам вашего ресторана: бар, кухня, кондитер и т. д.
4. Пропишите в должностной инструкции сотрудников, которые принимают товар. Укажите, что они должны делать это по правилам.
5. Пропишите отдельной инструкцией правила приема товаров. Или воспользуйтесь чек-листом.
6. Составьте договор и приказ о материальной ответственности. Люди, которые принимают участие в движении товаров, отвечают материально. Сотрудник должен осознавать ответственность, а работодатель — иметь возможность спросить с сотрудника, не нарушая Трудовой кодекс. Если дать поручение устно, то в конфликтной ситуации работник может сказать, что не принимал товар. А подпись будет недействительной, поскольку у него не было прав подписывать документы. Поэтому вам понадобится согласие сотрудника принимать товар — подписанная должностная инструкция, и согласие нести материальную ответственность — договор и приказ о материальной ответственности.
7. Выдайте доверенности или печать для накладных. Доверенности придется каждый раз подготавливать заново, потому что их забирает поставщик. Печать удобнее. На ней нужно указать наименование юридического лица, адрес торговой точки и надпись «для накладных». Это безопасно — такую печать нельзя будет использовать в других документах, например в договоре.
Обеспечьте сотрудников инструментами
1. Соберите органайзер для приемщика. В папку с замком положите: APL-лист, ручку, карандаш, точилку, стирательную резинку, степлер со скобами, калькулятор с удобными кнопками, печать или доверенности. Пусть папка выглядит как прошлый век, но она сбережет время. А если вам нужны технологичные решения — можно работать с накладными через MixCart, приложение для автоматизации закупок.
2. Выдайте спецодежду для приемки товара. Это может быть просторный защитный халат или фартук и тканевые перчатки.
3. Пропишите в правилах, что сотрудник, который заказывает товар, должен письменно сообщать приемщику наименование, торговую марку, количество и цену.
4. Составьте чек-лист приемки товаров. Можно скачать его из этой статьи и доработать под себя. Например, прописать имена руководителей, с кем приемщик будет решать спорные вопросы.
5. Выдайте чек-лист приемщикам под роспись и прикрепите подписанные чек-листы к договору о материальной ответственности.
Система работает, когда ее контролируют. Поэтому периодически проверяйте сотрудников на знание чек-листа. А также сверяйте закупочные цены и остатки в промежутках между ревизиями.
Если вы — приемщик товара
Вот 5 шагов до встречи с поставщиком:
1. Назначьте себе замену на время приема товара. Кто-то должен в ваше отсутствие обслуживать гостей или готовить заказ.
2. Наденьте защитный халат и перчатки. Так положено по СанПин, и так вы защитите одежду от грязи и руки от царапин.
3. Накиньте теплую одежду и шапку, если принимаете товар в холодном месте. Это поможет сохранить внимание и здоровье.
4. Возьмите органайзер для приемки товара.
5. Найдите заявку, по которой ожидается товар.
Как принять товар у поставщика
Этап 1. Работаем с накладной
Сразу договоримся. Если что-то идет не так — уточняйте у руководителя, как поступить.
1. Посмотрите в графу «Грузополучатель» и убедитесь, что там написано название вашего юрлица и указан адрес вашей торговой точки. Бывает, что водители поставщиков путают накладные. Иногда они путают даже адрес и привозят товары не туда.
2. Сверьте даты. Дата накладной и дата, когда вам привезли товар, должны совпадать. Это важно для продуктов, по которым отчитываются в «Меркурии» или ЕАИС — продуктов животного происхождения и алкоголя. Кроме того, если накладную выписали задним числом, то это уменьшит отсрочку оплаты по ней.
3. Сверьте то, что вам выгрузили, со списком в накладной. Ставьте галочки карандашом, чтобы не сбиваться: по количеству позиций, по количеству каждого наименования.
Если в накладной указали 5 кг апельсинов, а в реальности у вас в ящике 3 кг — впишите ручкой верное количество в оба экземпляра накладной. Важно поставить подпись приемщика рядом с исправлением.
4. Сверьте позиции в накладной с заявкой. Если позиция была в заказе, а в поставке ее нет — сразу сообщите руководителю. Возможно, это критично для ресторана, и нужно срочно заказать товар в другом месте.
5. Сверьте цены в накладной с APL-листом.
Этап 2. Проверяем товары
- Осмотрите товары в соответствии с APL-листом.
- Проверьте маркировку товаров.
Маркировочные ярлыки на товарах должны быть целыми. Их нельзя отрывать до полного использования продукта.
Не принимайте продукты и товары:
- с видимой порчей;
- с испорченным внешним видом, упаковкой, нечитаемым маркировочным ярлыком;
- просроченные;
- с другими отклонениями от описания в APL-листе.
Уточните у руководителя, как правильно отметить в накладной непринятый товар.
Этап 3. Проверяем сопроводительные документы
1. Изучите ветеринарный сертификат, сертификат соответствия и иные бумаги в зависимости от продукции.
В них должны быть печать и подпись руководителей отдающей организации, дата действия сертификата. За время действия сертификата нужно успеть реализовать продукт.
Когда все проверили и исправили ошибки — переходите к следующему пункту.
2. Подпишите накладные.
Поставьте свою подпись с расшифровкой, укажите дату приема и свою должность. Поставьте печать либо приложите доверенность.
3. Поделите документы.
Один экземпляр накладной отдайте поставщику. Второй экземпляр и сопроводительные документы оставьте себе.
4. Уберите на временное хранение ваш пакет документов.
Скрепите степлером и положите в оговоренное место, чтобы бумаги не потерялись.
5. Разложите полученный товар по местам хранения.
Тогда об него никто не запнется, и товар не испортится.
6. Снимите защитный халат и перчатки. Вымойте руки.
Теперь можно похвалить себя и возвращаться к основным делам.
Дополните чек-лист своими данными, распечатайте и выдайте сотрудникам.
Упростить работу с заявками и накладными помогает система MixCart. Это приложение, в котором можно:
- Легко находить товары по выгодной цене — и оформлять на них заказ
- Автоматизировать заказ товаров
- Приходовать товары и перемещать их по торговым точкам
- Видеть статистику закупочных цен
- Пакетно гасить ВСД
- Работать с алкоголем и ЕГАИС — каждый партнер MixCart, который использует программу, поблагодарил разработчиков за настройку этого модуля
- Оперативно видеть складские остатки
- Исключить возможность покупки товаров неподходящих торговых марок
Как быстро принять товар через приложение MixCart
1. Откройте приложение со смартфона или планшета.
2. Найдите нужный товар по лучшей цене.
3. Оформите заказ.
4. Когда приехал поставщик, откройте приложение. Вы увидите состав заказа и накладную.
Примите товар по накладной. Если обнаружите расхождение между фактически привезенным товаром и тем, что написано в накладной, — сделайте исправления в электронном варианте.
5. Когда сверили весь товар, нажмите кнопку «Оприходовать». Теперь подписанная накладная появилась у вашего поставщика и у вашего бухгалтера.
6. Погасите ВСД и отправьте данные в ЕГАИС нажатием двух кнопок.
Если хотите посмотреть, как система MixCart упростит вашу ежедневную работу в ресторане — оставьте ваш номер телефона. Мы позвоним.
