Я работаю в ресторанной сфере с 16 лет: начинал барменом в клубах и ресторанах. Потом решил завязать работать с алкоголем и попал в «Шоколадницу» на Арбате — там была хорошая система ставок, предусмотрены обучение и карьерный рост. К тому же, это более благородное дело: никакой ночной жизни, пьяных людей. В кофейнях все цивильные, что ли.
Как устроена работа кофеен
Однажды мне предложили стать шеф-бариста (тогда нас называли «территориальный бариста»). Им я проработал 4 года: у меня были точки по всей России, которые я время от времени объезжал, где-то помогал и подсказывал, контролировал качество напитков и чистоту заведений, проводил аттестации.
За настройкой помола кофе и калибровкой по вкусу
К сожалению, когда сократили людей с бара и меня в том числе, я стал искать новую работу — и попал на ту же должность в сеть кофеин к ИП, где позже занялся закупками: искал лучших поставщиков и продукты, вел учет в системе «Идеалист» (похоже на Poster, но хуже iiko). 6 лет назад в «Идеалисте» нам не хватало функций, и мы совместно с разработчиками дорабатывали софт под себя. Помогло не сильно: в системе было много ошибок, плохо работала аналитика — я просто не мог работать без фильтров. К тому же не было связи с 1С, что особо критично для бухгалтерии.
Учетная система «Идеалист»
Сегодня, спустя 14 лет работы в кофейнях, я понимаю, что их самое слабое место — это процесс закупок. Закупишься дорого — потеряешь в марже. Закупишься плохим сырьем — потеряешь клиентов навсегда. Поэтому именно закупкам я уделял самое большое внимание.
Еще одно слабое место — это управление. Каких только проблем я не видел. После опыта в ИП я занимался продажами, помогал открывать бары с нуля, а потом управлял другой кофейней — переносил свой опыт на новое заведение. Там вышла странная история: появилась еще одна управляющая — жена хозяина кофейни, которая не знала обо мне. Они даже не договорились между собой, кто будет управляющим! Мне предложили должность обычного бариста, но я не захотел возвращаться в рядовые сотрудники, помог хозяину на начальном этапе, пока не нашли другого бариста, и ушел.
Зачем автоматизировать закупки
Самое сложное в закупках — это ориентироваться на рынке. Автоматизация закупок же помогает закупщику быстрее принимать решения: находить нужные товары среди каталога поставщиков, экономить и в деньгах, и во времени.
Еще одна сложность — принимать звонки от поставщиков, когда у тебя большой поток клиентов, потому что главная цель кофейни — зарабатывать. А в небольших заведениях бариста — главное лицо, которое занимается почти всем, но на одну точку больше 1-2 бариста почти никогда не выводят, а закупки стоит доверять только самым опытным.
Кстати, в кофейнях зачастую никак не регламентируется что закупать, в каком объеме и у какого поставщика. В таких ситуациях задача руководителя создать правила закупки по каждому поставщику, фиксировать всё в удобной системе и как можно быстрее сделать из новичка профессионала.
Многие в ресторанном бизнесе до сих пор не знают о новых регламентах работы и о системе «Меркурий». Это обязательный инструмент от Россельхознадзора для предпринимателей, которые занимаются продажами, согласно учету электронных ветеринарных сертификатов. И можно сказать, что всем нам крупно повезло, что регулятор еще не начал штрафовать за это. Правда у них на сайте процедура регистрации довольно муторная, что только усложняет всем жизнь.
«Федор, этого нет в наличии, выберете что-то другое»
Самое бесячее в работе с закупками было то, что поставщики не выявляют твои потребности и не ориентируются на тебя как на клиента — например, высылают километровые прайсы, когда, тебе всего-то и нужно найти цену на 2 позиции. Допустим, я их нашел и решил заказать, но и тут проблемы не заканчиваются. Я часто слышал: «Федор, этого нет в наличии, выберете что-то другое». Такой подход отнимает у закупщика много времени и может повлиять на сроки доставки важных продуктов.
Кстати, у каждого поставщика уникальный регламент по заказу — это жутко напрягает всех, кто связан с закупом. Одни хотят, чтобы вы заказывали на сайте, другие — по телефону, третьи просят заполнить файл, четвертым пиши только в WhatsApp и т.д. Это все приходилось держать в голове не только мне, но и остальной команде.
Если у вас нет автоматизированной системы закупки и дело доходит до смены поставщика, стоит приготовится к тому, что переход от одного к другому займет ~5 месяцев — всё потому, что работа ведется буквально на «коленке» в гугл-таблицах. Когда мы перешли на закуп к новому партнеру, то работа с таблицами никуда не делась. Из одной вычеркиваешь закупочные позиции, в другую вносишь. У нас был тот список для заказа и разбивка по точкам, временным рамкам заказа, минимальной стоимости — чек-лист для сотрудников, которые к определенному дню должны были вносить данные в таблицы. Мне приходилось тщательно следить за каждой строчкой и напрягать сотрудников, чтобы те не ошиблись поставщиком.
Когда закуп срывается и все летит к чертям
Еще один неприятный сценарий, который мешает получать удовольствие от работы, когда закупщик не может спланировать крупные заказы. Например, когда нужно заказать каких-нибудь стаканчиков сразу на 500 тысяч рублей. Ты делаешь заказ, поставщик выставляет сумму, а твой руководитель «кормит тебя завтраками» до момента, когда эти стаканчики заканчиваются. Представьте ситуацию: приходите в кофейню, кофе есть, а наливать некуда.
Это часто случается в самый последний момент, и тебе приходится ехать за ними. Но в маленькие кофейни и бары невозможно постоянно доставлять огромные партии, а делать частые закупки невыгодно — нам приходилось брать лишнее или избыточное, чтобы попасть в минимальную сумму бесплатной доставки. И здесь все шло по принципу домино: на складе места нет, следующий заказ накладывается на предыдущий, сотрудники воруют излишки — и это никак не проследить.
А всё потому, что нет инструмента централизованной закупки и аналитики покупок — это приводит к финансовым потерям. Ты просто не знаешь, когда случится форс-мажор, особенно, если нет никакой инвентаризации.
Выпечка и скоропортящиеся продукты, например, роллы — это еще одна большая проблема. Заказывать их нужно обязательно к определенному времени, иначе не привезут. Я контролировал это лично, чтобы наши гости внезапно не остались без любимых продуктов. Работа с этим делом отнимала уйму времени, и не важно выходной у тебя или рабочий день.
С теми, кто косячил с поставкой не по нашей вине, мы прекращали закупки, после чего они извинялись, давали нам лучшие условия, мы соглашались, а потом все начиналось по старому сценарию. В Москве, конечно, очень легко найти поставщика, если предыдущий не справился — из-за конкуренции все становятся более клиентоориентированы. В регионах другая история — ты не можешь отказаться от единственных в своем роде и соглашаешься и дальше закупать у тех, кто постоянно подводит.
На этом проблемы не заканчиваются. В случаях, когда закупка не состоялась по чьей-либо вине, сотрудник берет деньги из кассы, бежит в магазин докупать и возвращается с чеком. Потом эти чеки складываются в огромный мешок и отправляются в бухгалтерию, и бедный бухгалтер старается во всем разобраться.
Как IT-технологии облегчают жизнь HoReCa
За годы работы я намучался с поставщиками, с новыми сотрудниками, с бесконечными таблицами и финансовыми потерями, но я чувствовал, что многих проблем можно избежать, если автоматизировать процессы. Хотел избавить персонал кофейни от рутины, снизить свой уровень стресса, сократить количество ошибок на работе и расходов на закупку. Раньше я только слышал про сервисы автоматизации, но никогда с ними не сталкивался. Однажды мой друг рассказал о компании MixCart, мне стало интересно и я решил попробовать сервис изнутри — и устроился к ним на работу.
Основная моя деятельность — настройка взаимодействия заведений с «Меркурием», и сперва я обрабатывал самых простых клиентов: небольшие суши-бары, кофейни, пиццерии. Одних мы успеваем полностью отрегулировать за 5 дней, другие тянут по месяцу. То есть, тут все зависит еще и от того, насколько клиент вовлечен в процесс. Кстати, после настройки «Меркурия» легче становится даже крупным клиентам — если нужны корректировки ветеринарных документов, ты делаешь частичную приемку или возврат товара, если все ок — производишь пакетное гашение. К тому же ты сразу видишь накладные и сертификаты по всей сети, можешь контролировать весь бизнес в одном личном кабинете.
Сейчас я развиваю кофейни и параллельно помогаю клиентам с помощью инструментов MixCart. И там, и там я восполняю потребность в обучении людей, настройке бизнес-процессов, отладке бизнеса. Самое классное — когда клиент понимает, что с моей помощью работать становится в разы легче.
Недавно был момент с клиенткой: она не могла объяснить поставщикам, как они будут взаимодействовать с ней через наш сервис. Я выслал инструкцию, а она удивилась: «Раньше мы решали все по телефону! Столько, оказывается, времени можно экономить...»Не проработав долгие годы на стороне кофеен, мне было бы куда сложнее разобраться в их слабых местах и ежедневных болях. Сейчас я как бывший закупщик ее прекрасно понимаю и в такие моменты думаю, что чем лучше я знаю сервис автоматизации, тем больше смогу помочь бизнесу. Можно сказать, что я нашел более эффективный способ помочь как можно большему количеству заведений.
И парадокс в том, что чем меньше компания, чем меньше у нее оборот, тем больше ей нужна оптимизация процессов. У сетевых и более крупных чаще всего уже есть стандарты работы, культура планирования. А ИП-шники все тянут с нуля и даже не знают средних цен по рынку на свои основные товары.
Несмотря на все перечисленные позитивные моменты, которые приносит автоматизация, нельзя думать, что если заплатил за неё деньги, то все само заработает. Это очень частая ошибка. Но основная проблема — это конфликт интересов внутри самих заведений, когда есть те, кто за автоматизацию, и те, кому про нее ничего не рассказали. Управляющие боятся за нагрузку на своих сотрудников. Бывают случаи, когда каждый ленивый сотрудник перекидывает свою работу по настройке системы на другого, не понимая, что его внимание и вовлеченность разгрузит его на сотни часов в будущем. Это не дело. Если есть шанс облегчить себе жизнь, надо им пользоваться.
