I. Высвобождаем время для приемки
Начнем с самого важного. Если вы не располагаете достаточным временем, НИКОГДА не принимайте товар. Из-за спешки вы можете принять товар с ошибками и расхождениями. Попросите поставщика подождать 10 минут, предложите угостить его кофе.Со временем все в порядке? Тогда поехали.
II. Готовимся к приемке
Возьмите:- Ручку.
- Карандаш.
- Печать предприятия.
- Весы.
- Лист с отметками, где указан перечень того что, кто и в каком количестве должен привезти.
Автоматизировали закупки с MixCart? На планшете/смартфоне в разделе "Мои заказы" перейдите к приемке вашей поставки, выберите соответствующий заказ.
Нажмите кнопку “начать приемку” напротив соответствующего заказа.
III. Принимаем товар
Поставщик не всегда привозит заказ в точном соответствии. Как действовать в каждом отдельном случае?Вариант 1. Поставщик привез все, что должен, в нужном количестве, нужного нам сорта, хорошего качества.
- Подпишите вес (где актуально) карандашом.
- Подпишите обе накладные: ФИО, должность, подпись, дата. Поставьте печать.
- Экземпляр с ветеринарными справками сложите в офисе.
- Вычеркните привезенное из общего списка.
Или, если у вас есть MixCart: подпишите накладные, поставьте печать и нажмите кнопку “завершить”. Электронные накладные сгенерируются автоматически и поступят в вашу учетную систему вместе с завершением заказа.
Вариант 2. Поставщик не едет.
Позвоните поставщику или своему руководству, если с поставщиком переговоры ведете не вы.Вариант 3. Поставщик привез НЕ все, что должен, но в нужном количестве, нужного нам сорта, хорошего качества.
Если системы MixCart нет.- Если содержимое накладной не совпадает с привезенной продукцией, сделайте вычерки.
- Отпустите доставщика по варианту 1 (см. выше).
- Как только отпустите поставщика, опросите и обзвоните коллег, насколько срочно нужен недостающий товар.
- Попробуйте связаться с менеджером поставщика. Всегда разговаривайте уважительно.
- Поставьте руководство в известность по телефону: «Глобал Фудс должен нам был привезти говядину Огузок 30 кг., все привез, кроме Огузка. Он нам нужен завтра до 16 часов, хотя бы 10 кг».
- Сделайте соответствующую отметку в общем листе.
Если вы принимаете товар в системе MixCart.
Вы сможете узнать о вычерках в заказе до поставки и оперативно среагировать на изменения. Эта информация доступна в разделе "мои заказы", а также уведомление об изменениях поступит вам на эл.почту, WhatsApp или по смс (способ информирования вы указали при настройке MixCart).
Найдите в несколько кликов товар или его аналоги у ваших поставщиков. Выберите оптимальный вариант корзины по стоимости и срокам доставки. Закажите недостающий товар.
Вариант 4. Поставщик привез все, что должен, нужного нам сорта, но НЕ в том количестве (больше ИЛИ меньше), хорошего качества.
Без системы MixCart:- Если товара привезли меньше, переходите к варианту 3.
- Если товара привезли больше, попросите поставщика подождать.
- Пока он ждет, решите с коллегами, что делать с бОльшей партией: принимать или отказаться.
- Если решите принять бОльшую партию товара, обратите внимание, чтобы продукт не был скоропортящийся, а на складе было место для него.
- Если откажитесь от части товара, внесите изменения в оба экземпляра накладных.
- Попросите поставщика расписаться под исправлениями: ФИО и подпись в вашем экземпляре.
- В остальном заполните обе накладные как в варианте 1.
Если пользуетесь системой MixCart:
- Отметьте изменения в заказе в системе и стоимость автоматически пересчитается в накладной. У бухгалтера будут точные данные для оплаты.
- Сделайте вычерки в печатной накладной, подпишите и поставьте печать.
- Нажмите в приложении кнопку “завершить”.
Вариант 5. Поставщик привез все, что должен, в нужном количестве, нужного нам сорта, ПЛОХОГО качества.
- Не принимайте товар, внесите изменения в оба экземпляра накладных.
- Попросите доставщика расписаться под исправлениями: ФИО и подпись в вашем экземпляре.
- В остальном заполните обе накладные по варианту 1.
- Отпустите доставщика и поставьте коллег в известность.
Если пользуетесь системой MixCart.
- Отмените заказ.
- Оформите новый заказ у другого поставщика, с которым вы работаете либо если вы находитесь в Москве или Санкт-Петербурге, оформите срочный заказ на маркетплейсе MixМаркет без заключения договора. MixCart уже заключил договор с каждым размещенным поставщиком, а вы - с MixCart. Вместе с поставкой вы получите отсрочку оплаты заказа на 7 дней.
Желаем удачных закупок!
Подробнее про возможности MixCart
