Подключить MixCart
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время, ответим на все вопросы.
Нажимая кнопку «Оставить заявку» я даю согласие на обработку персональных данных. Ссылка на политику обработки персональных данных MixCart
Подключить MixCart
Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в ближайшее время, ответим на все вопросы.
Нажимая кнопку «Оставить заявку» я даю согласие на обработку персональных данных. Ссылка на политику обработки персональных данных MixCart
Какие отчеты в ресторане проверять регулярно: эффективное управление бизнесом на удаленке
Не все рестораторы могут каждый день лично проверять работу заведения. У некоторых — целая сеть, которая требует контроля. У других — основной бизнес в другой сфере. Они передают задачи администраторам, но все равно не до конца понимают состояние дел.

Чтобы видеть работу ресторана, можно дистанционно отслеживать нужные маркеры и финансовые показатели. В статье рассмотрим, на какие показатели обратить внимание и как управлять заведением из любой точки.

Что нужно проверять в ресторане — основные показатели эффективности

В общепите есть показатели, по которым можно понять, как проходит работа в ресторане. К таким показателям относятся отчет по прибылям и убыткам, ежедневный отчет, марочный отчет и отчет по поставщикам.

С их помощью можно контролировать администраторов ресторана, вовремя отслеживать возможные проблемы, например падение посещаемости и среднего чека, прогнозировать прибыль и сокращать издержки.

1. Отчеты по выручке и посетителям — проверяйте каждый день

Попросите администратора присылать вам отчет по выручке, количеству гостей и среднему чеку в конце каждой смены. Короткое смс-уведомление в формате: ресторан, дата, выручка, количество чеков, средний чек, расходы. Можно также включить автоматическую рассылку с результатами дня в системе автоматизации ресторана. Отчеты будут приходить в мессенджер или на электронную почту руководителя.
Не все рестораторы могут каждый день лично проверять работу заведения. У некоторых — целая сеть, которая требует контроля. У других — основной бизнес в другой сфере. Они передают задачи администраторам, но все равно не до конца понимают состояние дел.

Чтобы видеть работу ресторана, можно дистанционно отслеживать нужные маркеры и финансовые показатели. В статье рассмотрим, на какие показатели обратить внимание и как управлять заведением из любой точки.

Что нужно проверять в ресторане — основные показатели эффективности

В общепите есть показатели, по которым можно понять, как проходит работа в ресторане. К таким показателям относятся отчет по прибылям и убыткам, ежедневный отчет, марочный отчет и отчет по поставщикам.

С их помощью можно контролировать администраторов ресторана, вовремя отслеживать возможные проблемы, например падение посещаемости и среднего чека, прогнозировать прибыль и сокращать издержки.

1. Отчеты по выручке и посетителям — проверяйте каждый день

Попросите администратора присылать вам отчет по выручке, количеству гостей и среднему чеку в конце каждой смены. Короткое смс-уведомление в формате: ресторан, дата, выручка, количество чеков, средний чек, расходы. Можно также включить автоматическую рассылку с результатами дня в системе автоматизации ресторана. Отчеты будут приходить в мессенджер или на электронную почту руководителя.
Пример ежедневного отчета по выручке
На основании этого отчета можно составить сводные еженедельные и ежемесячные отчеты. Отслеживайте, когда выручка и количество гостей падают или, наоборот, явно растут. Следите за изменениями и разберитесь в причинах.

  • Внешние причины — период отпусков, низкий сезон, плохая погода или введение QR-кодов.
  • Внутренние причины — официанты стали хуже общаться с гостями, упало качество еды, размер порций или выросла закупочная стоимость продуктов.
Если на первый взгляд проблема не видна — смотрим отчеты среднего чека и наценки. Проверяем закупку — не выросла ли цена на продукты.

Средний чек должен соответствовать плану. Нужно предварительно согласовать план для управляющего — внести значения, к которым стремится ресторан. Как правило, значение среднего чека прописывается на год вперед с ростом в процентах на конец года.

Если есть нестабильность или снижение по среднему чеку — стоит проанализировать показатели:

  • в какой период идет спад или рост среднего чека — день недели, месяц или сезон;
  • эффективно ли работает персонал зала;
  • поменялась ли платежеспособность покупателей;
  • работает ли программа лояльности и маркетинг.

Например, сделали сезонное освежающее предложение, чтобы продавать в жару. А плановый средний чек все равно падает. Тогда нужно провести тренинг и дегустацию для официантов, показать позиции из меню на вывесках и в соцсетях.

Если гости стали меньше тратить в ресторане, например, под Новый год — продумайте стимулирующие акции, которые помогут посетителям сэкономить. Это может быть специальное обеденное меню со скидкой, комбопредложения блюд «вместе дешевле» или акция «2+1» на коктейли и лимонады.

Регулярно следите за программой лояльности. Сколько людей подключилось, тратят ли они бонусы. Если нет роста пользователей и активности — стоит пересмотреть условия программы, возможно, гость не видит для себя особой выгоды. А может, программа лояльности не работает, потому что неудобна. Например, ресторан принимает только физические карты, которые часто забываются дома.
Пример простой сводной таблицы за месяц, где видно, как сотрудники выполняют план продаж
2. Отчет по наценке и количеству проданных порций — проверяйте каждый месяц

Удобно, если блюда и напитки идут не по алфавиту, а по категориям и группам. Так вы сразу поймете, какая группа товаров проседает. Например, обслужили 1000 гостей, а напитки к блюдам купили только 500 из них. Недополучаем выручку.

От наценки напрямую зависит прибыль ресторана. Наценка может упасть, если:

  • Цены на продукты выросли, а управляющий не обратил на это внимание — ресторан продолжает работать по старым ценам, которые уже не приносят прибыль.

  • Есть технические ошибки или недобросовестность — например, была недостача, поэтому решили увеличить закладку продукта в ТТК, чтобы скрыть убытки.
Проверяйте отчет по наценке на блюда ежемесячно. Наценка падает, когда растет foodcost. Старайтесь держать его на уровне 25−30% от стоимости блюда. Если foodcost выше — нужно разбираться в причинах с закупщиком и шеф-поваром.

3. Отчет по поставщикам и условиям работы с каждым — проверяйте каждый месяц

Определите объемы поставок по каждому продукту. Заказывать впрок — значит замораживать средства в продуктах. У каждого продукта свой срок годности. Например, сливочный сыр бывает в фасовке 500 г и 1 кг. Большая фасовка выгоднее, но если в меню он используется в одном блюде и кухня не успеет его прогнать, сыр испортится. Обратная ситуация — когда закупщик экономит и заказывает маленькими партиями. Ингредиенты заканчиваются, блюда попадают в стоп-лист, и ресторан недополучает прибыль.

Чтобы избежать этих проблем, можно составить лист утвержденной продукции. В нем нужно прописать перечень ингредиентов, стандарты качества, объем закупки и поставщиков. Закупщик будет сверяться с таблицей перед отправкой заказа, а приемщик — когда заказ привезут в ресторан.
2. Отчет по наценке и количеству проданных порций — проверяйте каждый месяц

Удобно, если блюда и напитки идут не по алфавиту, а по категориям и группам. Так вы сразу поймете, какая группа товаров проседает. Например, обслужили 1000 гостей, а напитки к блюдам купили только 500 из них. Недополучаем выручку.

От наценки напрямую зависит прибыль ресторана. Наценка может упасть, если:

  • Цены на продукты выросли, а управляющий не обратил на это внимание — ресторан продолжает работать по старым ценам, которые уже не приносят прибыль.

  • Есть технические ошибки или недобросовестность — например, была недостача, поэтому решили увеличить закладку продукта в ТТК, чтобы скрыть убытки.
Проверяйте отчет по наценке на блюда ежемесячно. Наценка падает, когда растет foodcost. Старайтесь держать его на уровне 25−30% от стоимости блюда. Если foodcost выше — нужно разбираться в причинах с закупщиком и шеф-поваром.

3. Отчет по поставщикам и условиям работы с каждым — проверяйте каждый месяц

Определите объемы поставок по каждому продукту. Заказывать впрок — значит замораживать средства в продуктах. У каждого продукта свой срок годности. Например, сливочный сыр бывает в фасовке 500 г и 1 кг. Большая фасовка выгоднее, но если в меню он используется в одном блюде и кухня не успеет его прогнать, сыр испортится. Обратная ситуация — когда закупщик экономит и заказывает маленькими партиями. Ингредиенты заканчиваются, блюда попадают в стоп-лист, и ресторан недополучает прибыль.

Чтобы избежать этих проблем, можно составить лист утвержденной продукции. В нем нужно прописать перечень ингредиентов, стандарты качества, объем закупки и поставщиков. Закупщик будет сверяться с таблицей перед отправкой заказа, а приемщик — когда заказ привезут в ресторан.
Лист утвержденной продукции
Пример таблицы с утвержденной продукцией. Важно расширить данные — например, добавить вилку цен и максимальный объем заказа
Контролируйте работу с поставщиками. Попросите закупщика составить вам таблицу по актуальным поставщикам. В ней должно быть следующее:

  • наименование поставщика,
  • какие товарные группы привозит,
  • какие условия по отсрочке платежей,
  • какие условия доставки,
  • по каким дням проходит закупка,
  • какой период заморозки цен,
  • оборот по поставщику за прошедший месяц.
По каждой товарной группе нужен выбор из двух-трех поставщиков. Например, у кофейни популярная позиция — «круассан с лососем». В месяц они закупали 100 кг лосося по цене 1400 руб./кг. У постоянного поставщика цена выросла на 10% из-за шторма в Северном море. Если у ресторана только один поставщик на эту позицию, потери составят 14 000 рублей.
Лист утвержденных поставщиков
Пример заполнения контрольного листа поставщиков
Просматривайте цены на ключевые продукты. Цены нужно контролировать в тот момент, когда вы закупаете товар. Потому что стоимость может меняться каждый день. Если отслеживать цены раз в месяц — есть риск закупить товары слишком дорого.
80% ресторанов проводят мониторинг цен не чаще раза в месяц и закупаются выше рынка.
Например, ресторан азиатской кухни закупает больше 50 ингредиентов из Японии, Кореи и Китая. Товары ввозят по морю, поэтому их стоимость постоянно меняется, в зависимости от курса валют и цен на нефть. У каждого поставщика — свой график поставок. Увидели повышение у одного — закажите у другого поставщика по старому прайсу.

Как контролировать работу сотрудников удаленно — четыре совета

Чтобы получать данные по нужным показателям, недостаточно просто поставить задачу администратору и работникам. Важно каждый день следить за их работой. Вот как это можно сделать.

1. Настройте облачные хранилища. Отчеты по выручке, среднему чеку, количеству гостей, наценке на блюда можно вести автоматически. Вы отслеживаете работу ресторана из любой точки мира через телефон или планшет. На рынке множество программ автоматизации ресторана. У всех примерно одинаковый функционал, но есть свои фишки:

  • r_keeper — не требует мощной техники на местах, что позволит сэкономить, если у вас сеть кафе. Легко интегрируется со сторонним софтом — например, можно подключить программу, которая контролирует работу курьеров.

  • С iiko вы можете контролировать не только финансовые показатели, но и время отдачи блюд. Модуль SousChef помогает наладить связь зала с кухней, определить очередность заказа, идентифицировать стол и гостя

  • QuickResto — позволяет выводить важные показатели работы ресторана в формате виджетов. Система удобнее для маленьких кафе на фудкортах — устанавливается на любой планшет и имеет более простой интерфейс.

2. Проводите регулярные онлайн-планерки. Встречайтесь с командой в Zoom в начале каждой недели или месяца. Онлайн-формат удобнее, когда нужно собрать несколько сотрудников в одном месте. На встрече можно обсудить показатели отчетности и вместе выработать решение для проблемных зон.

3. Следите за временем открытия смены в системе автоматизации. Вы будете уверены, что сотрудники вовремя открыли и закрыли кафе. Это особенно важно для общепита в торговых центрах, где за несвоевременное закрытие предусмотрены штрафы.

4. Контролируйте работу ресторана через фотоотчеты и тайных покупателей. Например, просите фото выкладки десертов на витринах. Убедитесь, что сотрудники не забыли заполнить обязательные журналы — журнал здоровья или журнал контроля температурного режима холодильников.

Тайные покупатели помогут выявить проблемы с сервисом — чистоту зала, опрятность и вежливость официантов, соблюдение стандартов приготовления блюд.
Например, ресторан азиатской кухни закупает больше 50 ингредиентов из Японии, Кореи и Китая. Товары ввозят по морю, поэтому их стоимость постоянно меняется, в зависимости от курса валют и цен на нефть. У каждого поставщика — свой график поставок. Увидели повышение у одного — закажите у другого поставщика по старому прайсу.

Как контролировать работу сотрудников удаленно — четыре совета

Чтобы получать данные по нужным показателям, недостаточно просто поставить задачу администратору и работникам. Важно каждый день следить за их работой. Вот как это можно сделать.

1. Настройте облачные хранилища. Отчеты по выручке, среднему чеку, количеству гостей, наценке на блюда можно вести автоматически. Вы отслеживаете работу ресторана из любой точки мира через телефон или планшет. На рынке множество программ автоматизации ресторана. У всех примерно одинаковый функционал, но есть свои фишки:

  • r_keeper — не требует мощной техники на местах, что позволит сэкономить, если у вас сеть кафе. Легко интегрируется со сторонним софтом — например, можно подключить программу, которая контролирует работу курьеров.

  • С iiko вы можете контролировать не только финансовые показатели, но и время отдачи блюд. Модуль SousChef помогает наладить связь зала с кухней, определить очередность заказа, идентифицировать стол и гостя

  • QuickResto — позволяет выводить важные показатели работы ресторана в формате виджетов. Система удобнее для маленьких кафе на фудкортах — устанавливается на любой планшет и имеет более простой интерфейс.

2. Проводите регулярные онлайн-планерки. Встречайтесь с командой в Zoom в начале каждой недели или месяца. Онлайн-формат удобнее, когда нужно собрать несколько сотрудников в одном месте. На встрече можно обсудить показатели отчетности и вместе выработать решение для проблемных зон.

3. Следите за временем открытия смены в системе автоматизации. Вы будете уверены, что сотрудники вовремя открыли и закрыли кафе. Это особенно важно для общепита в торговых центрах, где за несвоевременное закрытие предусмотрены штрафы.

4. Контролируйте работу ресторана через фотоотчеты и тайных покупателей. Например, просите фото выкладки десертов на витринах. Убедитесь, что сотрудники не забыли заполнить обязательные журналы — журнал здоровья или журнал контроля температурного режима холодильников.

Тайные покупатели помогут выявить проблемы с сервисом — чистоту зала, опрятность и вежливость официантов, соблюдение стандартов приготовления блюд.
Администратор может ежедневно присылать в чат выкладку кондитерской витрины перед открытием кофейни
Как контролировать фудкост и закупку удаленно

Поиск поставщиков и закупка товаров занимают много времени. Закупщик должен проанализировать прайс-листы, сравнить цены и принять решение, кому из поставщиков отправить заказ. На формирование заказа уходит около 3−4 часов. При этом владельцу бизнеса сложно контролировать, насколько эффективно ведутся закупки.

Контролировать удаленно процесс поможет сервис MixCart. Он позволяет оцифровать данные и работать с ними в режиме реального времени. Загружает актуальные каталоги поставщиков и позволяет сравнивать цены в момент заказа.

  • Экономит деньги, сравнивая цены разных поставщиков. Например, кофейня закупает определенное молоко — система MixCart выводит цены на эту позицию по всем загруженным прайсам поставщиков и выявляет лучшую цену. Инструмент позволяет в среднем экономить до 5% стоимости закупки.
Как контролировать фудкост и закупку удаленно

Поиск поставщиков и закупка товаров занимают много времени. Закупщик должен проанализировать прайс-листы, сравнить цены и принять решение, кому из поставщиков отправить заказ. На формирование заказа уходит около 3−4 часов. При этом владельцу бизнеса сложно контролировать, насколько эффективно ведутся закупки.

Контролировать удаленно процесс поможет сервис MixCart. Он позволяет оцифровать данные и работать с ними в режиме реального времени. Загружает актуальные каталоги поставщиков и позволяет сравнивать цены в момент заказа.

  • Экономит деньги, сравнивая цены разных поставщиков. Например, кофейня закупает определенное молоко — система MixCart выводит цены на эту позицию по всем загруженным прайсам поставщиков и выявляет лучшую цену. Инструмент позволяет в среднем экономить до 5% стоимости закупки.
Нажмите на товар в списке — и система отобразит цены на доступные аналоги продукта
  • Минимизирует потери ресторана из-за списаний или стоп-листов. Введите в систему оптимальное количество по каждому продукту — и система подскажет, когда сделать заказ. На складе ресторана всегда будет столько товаров, сколько нужно — ничего не испортится и не закончится в пятничный вечерний аврал.

  • Отправляет данные по системам «Меркурий» и ЕГАИС. Сервис помогает отправлять ВСД, принимать алкоголь и формировать безошибочную декларацию, которую ресторатор сам потом загружает в ЕГАИС. Вся отчетность отправляется в режиме реального времени с соблюдением всех законов РФ.
В MixCart все операции с ветеринарными сертификатами можно делать просто, быстро и в рамках закона
Чтобы узнать больше о системе MixCart, оставьте заявку на сайте — мы проведем демонстрацию сервиса.
MixCart позволяет
сэкономить на закупках до 30%
Оставьте заявку, чтобы узнать об инструментах автоматизации закупок.
Есть промокод? Напишите его в поле ниже.
Нажимая кнопку «Оставить заявку» я даю согласие на обработку персональных данных. Политика обработки персональных данных MixCart

Смотрите также