Не все рестораторы могут каждый день лично проверять работу заведения. У некоторых — целая сеть, которая требует контроля. У других — основной бизнес в другой сфере. Они передают задачи администраторам, но все равно не до конца понимают состояние дел.

Чтобы видеть работу ресторана, можно дистанционно отслеживать нужные маркеры и финансовые показатели. В статье рассмотрим, на какие показатели обратить внимание и как управлять заведением из любой точки.

Что нужно проверять в ресторане: основные показатели эффективности

В общепите есть показатели, по которым можно понять, как проходит работа в ресторане. К таким показателям относятся отчет по прибылям и убыткам, ежедневный отчет, марочный отчет и отчет по поставщикам. С их помощью можно контролировать администраторов ресторана, вовремя отслеживать возможные проблемы, например падение посещаемости и среднего чека, прогнозировать прибыль и сокращать издержки.

1. Отчеты по выручке и посетителям — проверяйте каждый день

Попросите администратора присылать вам отчет по выручке, количеству гостей и среднему чеку в конце каждой смены. Короткое смс-уведомление в формате: ресторан, дата, выручка, количество чеков, средний чек, расходы. Можно также включить автоматическую рассылку с результатами дня в системе автоматизации ресторана. Отчеты будут приходить в мессенджер или на электронную почту руководителя.

2. Отчет по наценке и количеству проданных порций — проверяйте каждый месяц

Удобно, если блюда и напитки идут не по алфавиту, а по категориям и группам. Так вы сразу поймете, какая группа товаров проседает. Например, обслужили 1000 гостей, а напитки к блюдам купили только 500 из них. Недополучаем выручку.

От наценки напрямую зависит прибыль ресторана. Наценка может упасть, если:

• Цены на продукты выросли, а управляющий не обратил на это внимания — ресторан продолжает работать по старым ценам, которые уже не приносят прибыль.

• Есть технические ошибки или недобросовестность — например, была недостача, поэтому решили увеличить закладку продукта в ТТК, чтобы скрыть убытки.

Проверяйте отчет по наценке на блюда ежемесячно. Наценка падает, когда растет foodcost. Старайтесь держать его на уровне 25−30% от стоимости блюда. Если foodcost выше — нужно разбираться в причинах с закупщиком и шеф-поваром.

3. Отчет по поставщикам и условиям работы с каждым — проверяйте каждый месяц

Определите объемы поставок по каждому продукту. Заказывать впрок — значит замораживать средства в продуктах. У каждого продукта свой срок годности. Например, сливочный сыр бывает в фасовке 500 г и 1 кг. Большая фасовка выгоднее, но если в меню он используется в одном блюде и кухня не успеет его прогнать, сыр испортится. Обратная ситуация — когда закупщик экономит и заказывает маленькими партиями. Ингредиенты заканчиваются, блюда попадают в стоп-лист, и ресторан недополучает прибыль.

Чтобы избежать этих проблем, можно составить лист утвержденной продукции. В нем нужно прописать перечень ингредиентов, стандарты качества, объем закупки и поставщиков. Закупщик будет сверяться с таблицей перед отправкой заказа, а приемщик — когда заказ привезут в ресторан.

Например, ресторан азиатской кухни закупает больше 50-ти ингредиентов из Японии, Кореи и Китая. Товары ввозят по морю, поэтому их стоимость постоянно меняется, в зависимости от курса валют и цен на нефть. У каждого поставщика — свой график поставок. Увидели повышение у одного — закажите у другого поставщика по старому прайсу.

Как контролировать работу сотрудников удаленно: четыре совета

Чтобы получать данные по нужным показателям, недостаточно просто поставить задачу администратору и работникам. Важно каждый день следить за их работой. Вот как это можно сделать.

1. Настройте облачные хранилища. Отчеты по выручке, среднему чеку, количеству гостей, наценке на блюда можно вести автоматически. Вы отслеживаете работу ресторана из любой точки мира через телефон или планшет. На рынке множество программ автоматизации ресторана. У всех примерно одинаковый функционал, но есть свои фишки:

• r_keeper — не требует мощной техники на местах, что позволит сэкономить, если у вас сеть кафе. Легко интегрируется со сторонним софтом — например, можно подключить программу, которая контролирует работу курьеров.

• С iiko вы можете контролировать не только финансовые показатели, но и время отдачи блюд. Модуль SousChef помогает наладить связь зала с кухней, определить очередность заказа, идентифицировать стол и гостя.

• QuickResto — позволяет выводить важные показатели работы ресторана в формате виджетов. Система удобнее для маленьких кафе на фудкортах — устанавливается на любой планшет и имеет более простой интерфейс.

2. Проводите регулярные онлайн-планерки. Встречайтесь с командой в Zoom в начале каждой недели или месяца. Онлайн-формат удобнее, когда нужно собрать несколько сотрудников в одном месте. На встрече можно обсудить показатели отчетности и вместе выработать решение для проблемных зон.

3. Следите за временем открытия смены в системе автоматизации. Вы будете уверены, что сотрудники вовремя открыли и закрыли кафе. Это особенно важно для общепита в торговых центрах, где за несвоевременное закрытие предусмотрены штрафы.

4. Контролируйте работу ресторана через фотоотчеты и тайных покупателей. Например, просите фото выкладки десертов на витринах. Убедитесь, что сотрудники не забыли заполнить обязательные журналы — журнал здоровья или журнал контроля температурного режима холодильников.

Тайные покупатели помогут выявить проблемы с сервисом — чистоту зала, опрятность и вежливость официантов, соблюдение стандартов приготовления блюд.

Как контролировать фудкост и закупку удаленно

Поиск поставщиков и закупка товаров занимают много времени. Закупщик должен проанализировать прайс-листы, сравнить цены и принять решение, кому из поставщиков отправить заказ. На формирование заказа уходит около 3−4 часов. При этом владельцу бизнеса сложно контролировать, насколько эффективно ведутся закупки.