Но бывает, что этого недостаточно. Клиент уже «настроился» на определенное блюдо, останется недоволен и не станет больше заказывать еду в этом месте. А ресторан недополучит прибыль.
В статье расскажем, как навсегда избавиться от стоп-листов, быстро и эффективно работать с документами и увеличить выручку заведения.
Почему блюда попадают в стоп-лист
Стоп-лист — это блюда из меню, которые ресторан не может подать гостю в настоящий момент. Ситуация всегда неприятная и не лучшим образом сказывается на репутации заведения.
Блюда могут попасть в стоп-лист по нескольким причинам:
- неправильно приняли товар, поэтому на остатках продукта нет, а по факту он есть (или наоборот);
- неправильно спрогнозировали продажи, поэтому купили меньше, чем нужно;
- изменилось наименование продукта в системе, и сотрудник его не нашел;
- поставщик не смог отгрузить продукт;
- продукт закончился у поставщика, поэтому его не привезли.
В хороших кафе и ресторанах в стоп-листе не больше одного-двух блюд, но и это слишком много — если задуматься, сколько прибыли недополучит заведение. Давайте разбираться, как можно быстро и эффективно решить эту проблему.
Как работать со стоп-листом
Первый шаг в работе со стоп-листом — начать анализировать продажи и остатки.
Второй шаг — выяснить, почему блюдо попало в стоп. Для каждой проблемы будет свое решение.
Если дело в поставщике, то нужно:
- держать на складе страховой запас продуктов — 10−15% от обычной потребности ресторана;
- найти альтернативного поставщика, чтобы поставки шли без сбоев.
Если ресторан неправильно прогнозирует продажи:
- проанализировать продажи и убрать неходовые блюда и напитки из меню;
- сформировать повышенный запас ингредиентов для блюд, которые популярны у гостей.
В любом случае каждое утро команда должна получать информацию, чего сегодня нет в меню. Собирать данные по наличию продуктов можно классическим способом (вручную) или автоматически.
Классический способ
Ежедневно по утрам кухня и бар проводят ревизию остатков в «ручном режиме». То есть пересчитывают все продукты и записывают, что есть в наличии. После ревизии получается стоп-лист блюд — его передают официантам и сотрудникам, которые принимают заказы по телефону. Блюда из стоп-листа делают неактивными на сайте, если есть система онлайн-заказов.
Почему это неэффективный метод:
— нужно тратить время и человеческий ресурс на ежедневный подсчет остатков;
— стоп-лист не анализируют, поэтому день ото дня ситуация не меняется;
— ревизию делают люди, а они могут отвлечься и ошибиться;
— заказы по телефону тоже принимают люди, которые могут забыть про стоп-лист, перепутать вчерашний и сегодняшний документ и пр.
Кейс: почему в сети кофеен и кафе «Встреча» больше не делают заказы классическим способом
Владелица сети кофеен и кафе «Встреча» Оксана часто уезжает из страны. Она искала решение, которое позволило бы ей отсутствовать и не сказывалось на бизнесе. Сравним, как все происходило.
Так вели закупки в кафе с момента основания:
- Шеф производства по телефону собирал заявки от поваров из цеха и менеджеров из кофеен и отправлял закупщику.
- Закупщик делал заказы у поставщиков или покупал продукты в магазинах. Он же следил за остатками на складе.
- Часть товаров развозили в кофейни поставщики, часть — перемещали со склада.
- Все данные о поставленных продуктах бухгалтер получала или на бумаге, или как фото через мессенджеры. Заносила вручную в 1С и в учетную систему — iiko.
На складе постоянно образовывались недостачи или излишки, из-за которых блюда попадали в стоп-лист. Кафе теряло гостей и деньги на невыполненных заказах. Также часто терялись накладные и договоры, которые приходилось восстанавливать.
Оксане пришлось выбирать: нанять в штат дополнительный персонал и увеличить свои расходы на 1,5 млн рублей в год — или автоматизировать систему учета закупок. Она решила остановиться на втором варианте.
Уже на следующий месяц после подключения новой системы на закупки потратили на 57 000 рублей меньше:
Оксана посчитала: если она будет пользоваться системой автоматизации 1 год, она сэкономит от 700 тысяч до 1 млн рублей — только на закупке продуктов.
А еще система автоматизации помогла установить рекомендуемый остаток и избавила склад от излишков и недостач. Специальную программу установили в смартфоны сотрудников: всю статистику они теперь смотрят в режиме реального времени и быстро решают все проблемы.
Рассмотрим поближе, как работает автоматическая система учета и чем она может быть полезна бизнесу.
Автоматическая система учета — как это работает
С помощью автоматической системы учета легко анализировать остатки и продажи, а значит, точно планировать закупки.
Таких систем сейчас множество, у них похожие цели, но разное функциональное наполнение. Объясним на примере сервиса MixCart, как все работает.
MixCart — облачная IT-система, которая упрощает закупки и документооборот с поставщиками.
Как MixCart поможет избежать стоп-листов:
✓ Алгоритм прогнозирования помогает анализировать продажи с точностью 98%. Легко понять, что заказывать и в каком количестве — и не важно, один у вас ресторан или целая сеть.
✓ Автозаказ помогает формировать полную и выгодную корзину закупки по одному из четырех параметров — самая быстрая поставка, самая низкая цена закупки, заказ у одного поставщика, заказ по вашим настройкам системы.
✓ Сервис анализирует остатки на складе и сам предложит закупить недостающие продукты, чтобы у вас всегда был достаточный запас.
✓ Контроль заказа на каждом этапе показывает, какой товар привезет поставщик и в каком количестве.
✓ Накладные и чеки автоматически выгружаются в учетную систему ресторана. Система может быть любой — iiko, R_keeper, Poster, Tillypad или 1C. Учитываются даже покупки на рынке или в магазине за углом, поэтому остаток товара подсчитывается точно.
Что выигрывает бизнес:
- Гарантированная экономия от 2% в месяц, уже с первого месяца. Для ресторана с оборотом закупки продуктов в 2 млн рублей — это минимум 40 000. Плановая экономия для единичных предприятий — 5%, для сетевых — от 10%
- Работы с документами и ошибок станет в 10 раз меньше
- Можно избавиться от просрочки и стоп-листов, если прогнозировать продажи перед закупками
- Можно легко анализировать остатки, расходы, закупки и выстраивать стратегию развития
Кейс: ресторан Blanc
Ресторан-сад Blanc закупает продукты несколько раз в день — у них маленькая кухня и мало места для хранения. И работа с документами отнимала у операционного директора Екатерины очень много времени.
Ресторан работает почти круглосуточно и не может позволить себе терять деньги на невыполненных заказах. Тогда Екатерина решила автоматизировать учет и закупки продуктов для ресторана.
Теперь работа с документами занимает 35 минут вместо половины рабочего дня:
— 30 минут уходит на работу с заказами;
— 30 секунд, чтобы погасить все ВСД;
— 5 минут на проверку и выгрузку 20−30 накладных.
Автоматизированная система закупок упрощает работу сотрудникам и собственнику ресторана: освобождает время, которое они тратят на работу с документами, помогает анализировать продажи и остатки — и закупать точный объем необходимых продуктов. Больше не придется списывать просрочку и заносить блюда из меню в стоп-лист.
Все эти меры принесут заведению дополнительную прибыль и помогут определить зоны роста.
Запишитесь на консультацию — и менеджер MixCart покажет, как сократить расходы вашего ресторана.
Консультант статьи
Амина Фатуллаева,
ресторатор и антикризисный управляющий
