Когда ресторан запускает доставку, меняется расход продуктов — нужно пересматривать список товаров, заново выстраивать логистику. В новых условиях закупщики иногда забывают о необходимых продуктах, из-за чего блюда попадают в стоп-листы. Особенно плохо, если приняли заказ от клиента — и только потом обнаружили, что важного ингредиента нет. Вину не получится сгладить «комплиментом» повара, а из-за негативного отзыва можно потерять новых гостей и заказчиков.

Чтобы избежать стоп-листов, можно начать с автоматизации процесса, который приносит больше всего стоп-листов ресторану — закупок. Рассказываем, как это сделать с помощью инструмента MixCart.

Цены на продукты меняются каждый день: сегодня нужный товар дешевле у одного поставщика, завтра — у другого. А продукты, которые вы привыкли заказывать в одном месте, могут там неожиданно закончиться — придется срочно искать другого продавца.

Чтобы сэкономить и всегда знать, что предлагают поставщики, можно ежедневно запрашивать прайс-листы и вести таблички в Excel. Но у такого подхода есть минус: на переговоры и внесение в таблицу десятков позиций уходит много времени. Альтернативу предлагает MixCart — сервис автоматизации закупок, который объединяет поставщиков в одной системе. Система автоматически подгружает все цены и список продуктов в наличии из баз продавцов в 1С.

Кроме того, базы поставщиков-партнеров MixCart тоже доступны в сервисе — у вас всегда будут альтернативы для сравнения цен. А если вы закупаетесь в своих точках без 1C — например, на рынке — то цены для сравнения можно ввести вручную. В этом случае их будет удобно сравнивать с ценами от других поставщиков в базе MixCart. Это быстрее, чем вспоминать.

Иногда на закупки уходит много часов, и самой рутинной частью этой работы рестораторы считают внесение накладных. Например, специалист по закупкам в сети вьетнамских кафе Lao Lee Александр Васильев рассказал, что раньше ежедневно вбивал вручную до сорока документов. С MixCart Александр стал делать автоматическую выгрузку раз в несколько дней. Сервис экономит время менеджеров и выполняет основную работу бухгалтера — все накладные MixCart ставит на приход по нажатию одной кнопки.

Также в MixCart можно создавать заказы автоматически по заданным настройкам — например, по самой быстрой доставке или низкой цене. Все доступно через мобильное приложение — не нужно искать рабочее место, чтобы сесть с компьютером и сравнивать все предложения.

Когда продуктов в ресторане не хватает, блюда из них приходится заносить в стоп-лист. Чем шире стоп-листы, тем больше ресторан теряет денег. Отказали клиенту — уменьшили выручку, получили плохой отзыв и низкую оценку заведения в поисковиках.

Чтобы такого не случалось, нужно всегда знать, что еще осталось на кухне, а что пора закупить. MixCart сообщит, каких продуктов не хватает прямо сейчас, покажет график поставок и количество товаров в пути.

MixCart подскажет, что закупщик не заказал или поставщик не довез. В сервисе можно общаться с поставщиками и читать комментарии — гораздо удобнее, чем звонить каждому и спрашивать, точно ли все отправили.

Даже самый добросовестный сотрудник может ошибиться при работе с системами «Меркурий» и ЕГАИС — а ресторатор получит штраф. Вот неполный список того, за что могут наказать ресторан:

• поставщик ошибся в количестве или весе товара — его оказалось больше или меньше, чем по документам;
• не успели погасить ВСД в течение 24 часов — у бухгалтера был выходной;
• ВСД погасили, а продукты не поступили на склад;
• поставщик отправил просроченный продукт, а закупщик не заметил и погасил ВСД.

MixCart формирует документы в соответствии с требованиями ФГИС «Меркурий». Сервис напомнит погасить ВСД вовремя и заблокирует погашение, если есть проблемы с сертификатом или вышел срок годности. А еще автоматически заполнит поля в документах так, чтобы не было опечаток.

Облачный сервис упрощает учет алкоголя и составление деклараций проектам dark kitchen и ресторанам, которые работают с алкоголем. В MixCart можно приходовать и списывать алкоголь с помощью камеры смартфона, делать инвентаризацию и сразу отправлять данные в ЕГАИС. И тогда о штрафах от ФСРАР можно не беспокоиться.

Даже после автоматизации процессов стоит убедиться, что вы не переплачиваете и поставщики вас не подводят:

• Не превышают ли закупочные цены средние по рынку?
• Всегда ли у вас были необходимые продукты или все-таки появляются стоп-листы?
• Не приходили ли товары испорченными?

В разделе «Аналитика» MixCart выводит данные о ценах и объемах в удобных отчетах.

Эти данные помогут следить, все ли вы делаете правильно. Вы сможете сравнить обороты за разные периоды, увидеть, как меняются расходы на закупки и какие продукты обходятся дороже всего. Из этого можно делать выводы: например, высокая цена ингредиента непопулярного блюда — повод пересмотреть меню.

Поставщики ценят постоянных клиентов и часто готовы торговаться и предлагать скидки, которые не указаны в договорах. С ними можно договориться о бесплатной и быстрой доставке. Или, например, о бесплатной упаковке сока к десяти заказанным.

MixCart поможет найти аргументы, чтобы вам сделали скидку — подсчитает, сколько денег вы приносите тому или иному поставщику. А вам подскажет, к кому еще можно обратиться за лучшими условиями.

Работа с сервисом MixCart позволяет выбирать поставщиков с лучшими ценами, без ошибок приходовать накладные, вовремя отчитываться в «Меркурии» и ЕГАИС. В результате ресторан или dark kitchen получат дополнительную экономическую выгоду от доставки:

• уменьшат в 5 раз временные затраты на формирование заказа и выбор поставщика;
• сэкономят от 10 до 30% на каждой закупке, выбирая лучший вариант по цене;
• сократят количество стоп-листов, которые снижают рейтинг заведения в интернете.