Иногда владельцы сетевых ресторанов и кафе занимаются закупками недостаточно тщательно. Ошибки в закупках приводят к лишним тратам — чем больше сеть, тем крупнее убыток. В этом процессе — три основные проблемы: нет централизованной системы закупок, рабочие обсуждения поставок не фиксируются, а сотрудники ошибаются. В статье расскажем, как решить эти проблемы, наладить систему закупок и сократить финансовые и временные затраты.

Проблема #1. Нет централизованных закупок

Часто в сетях общепита каждый ресторан закупает продукты самостоятельно. Это неудобно — у каждой точки своя схема закупок. Заведения сети сотрудничают с разными поставщиками — у каждого разные цены, выше или ниже.

Если централизовать закупки, можно контролировать затраты по всей сети — так не будет лишних убытков. Получится снизить расходы, а данные о поставщиках и денежные расчеты, договоры будут проходить через один отдел. При этом можно еще сэкономить: когда все рестораны сети заказывают у одних и тех же поставщиков, часто получают дополнительные скидки за объем.

Проблема #2. Сотрудники не фиксируют обсуждение закупок

Общение ресторана и отдела закупок идет либо по телефону, либо по электронной почте. Это может привести к ошибкам. Например, если какой-то продукт в итоге не приедет в ресторан — блюдо попадет в стоп-лист, а ресторан потеряет деньги. При этом найти, где в цепочке общения прошел сбой, невозможно — процесс не документируется.

Чтобы не допустить ошибок сотрудников, можно организовать обсуждение:

• вести переписку и фиксировать задачи в одном месте,
  
• назначать ответственных,
  
• хранить сообщения в течение месяца или квартала.
  

Например, вести переписку можно через корпоративную электронную почту — так все рабочие письма будут в одном месте. Чтобы их не пропускать, можно включить уведомления и вести календарь. Можно использовать специальные планировщики задач — Trello, Битрикс24 или Wunderlist.

Если во время закупки случится сбой и приедет не то количество продукта — получится разобраться, перепутал поставщик или ресторан. Можно найти решение — например, дополнительно обучить сотрудников или автоматизировать поставки.

Проблема #3. Сотрудники ошибаются

Если сеть закупает продукты неорганизованно, закупками занимается администратор или шеф-повар. Это неэффективно — нужно выполнять сразу несколько дел, кроме основных рабочих задач:

• заключать договоры,
  
• запрашивать прайс-листы разных поставщиков,
  
• вручную отслеживать цены и выбирать подходящие,
  
• формировать заявки и принимать накладные.
  

При такой занятости легко допустить ошибку — упустить детали, забыть или потерять документы, не добавить нужный продукт в заявку.

Разберем на примере. В сети кафе-пекарен есть производство готовых изделий и склад для продуктов и расходников, откуда ежедневно идут поставки. И еще — 20−30 точек сбыта, откуда приходят заявки. В каждой точке кафе-пекарен — свой ответственный по закупкам, обычно бариста или продавец, а не специально нанятый человек. На производстве работает оператор.

Тогда система закупок работает так.

Ответственный по закупкам в кафе-пекарне:

1. Составляет заявку, отправляет на почту и звонит оператору — сказать, что заявку отправил.

2. Ждет ответа на звонок до часа, потому что оператор общается сразу со всеми точками.

Этот процесс занимает до 2 часов каждый день — на это время сотрудник заведения отрывается от основной работы или работает сверхурочно.

Дальше — оператор на производстве:

3. Собирает все заявки, вносит их в две таблицы Excel — для готовых изделий на производство и для поставщиков продуктов и ингредиентов.

4. Общается с поставщиками — узнает цены, отправляет заявки, заказывает продукты.

5. Создает заявки и вручную вбивает данные.

Это трудоемкий процесс — занимает до 10 часов каждый день.

В таком ритме оператор может ошибиться — забыть про позицию, пропустить более низкую цену у одного поставщика и заказать по высокой, опечататься в документах. Каждая из ошибок приведет к убыткам бизнеса. Например, если оператор пропустит заявку из точки и не отправит на производство или поставщику — в заведение не приедет нужный продукт, сеть потеряет прибыль.

Как обычно сетевые проекты решают эти проблемы

Часто сетевые заведения решают эти проблемы точечно — каждую по отдельности.

Если закупки неорганизованные. В таком случае сеть организует один отдел закупок, который работает со всеми заведениями. Каждый филиал отправляет заявку, а сотрудники отдела собирают все заявки и отправляют поставщику. Далее продукты направляют на распределительный склад или сразу по точкам.

Если не фиксируются действия и общение сотрудников по теме закупок. Чтобы организовать сотрудников, сеть вводит корпоративные правила — например, обсуждать рабочие задачи только по корпоративной почте, оперативно отвечать и не удалять письма. За каждую задачу назначают ответственных — один сотрудник принимает заявки, второй связывается с поставщиками. Кроме этого, можно проводить регулярные общие планерки. Они выстраивают процессы в нужном направлении.

Если сотрудники ошибаются. Человеческий фактор и ошибки по невнимательности исключить практически невозможно. Чтобы их снизить, сеть нанимает специалистов по закупкам в каждое заведение или увеличивает общий отдел закупок. Тогда у одного сотрудника меньше информации для обработки — он не теряет заявки и работает более внимательно.

Но решение одной проблемы не исключает другие. Чтобы решить сразу все проблемы, можно автоматизировать закупки — внедрить специальную программу, которая облегчит процесс. Например, приложение MixCart.

Как MixCart решит проблемы сетевого проекта

MixCart — это сервис автоматизации закупок. Он работает в режиме реального времени.

• Система принимает заказы от точек и распределяет остатки на складах — время подачи заявки с точки и прием ее оператором составляет всего 5 минут в день.
  

• Оператор формирует заказ поставщикам в одной корзине системы — не придется вручную вбивать данные и тратить по несколько часов, чтобы заполнить заявки и отправить поставщику.
  

• Можно формировать оперативные заявки в момент или плановые заказы — получится сформировать выгодную корзину на основе товарных запасов на складе, продаж и цен поставщиков.
  

• Система показывает альтернативные цены всех поставщиков на продукт в одной вкладке — можно сравнить цены товара сразу у нескольких поставщиков в момент заказа и выбрать подходящего. Такой подход снижает себестоимость блюд на 10%.
  

• Заказ распределяется автоматически: поставщик сразу понимает, куда везти поставку — на склад, на производство или в конкретную торговую точку. Это позволяет избежать ошибок в логистике.
  

• Связь с поставщиком происходит оперативно. Если поставщик вместо 20 кг картофеля собирается привезти только 19 кг — вы сразу получите уведомление и быстро решите проблему.
  

• Накладные загружаются в систему автоматически — бухгалтер сможет вести больше заведений и не будет вручную заносить накладные в программу учета.
  

Закупки с MixCart — это выгодно. Благодаря автоматизации снизятся затраты на ФОТ и себестоимость блюд. Уже в первый месяц экономия составит 2%. Например, если у сети ресторанов оборот закупки — 2 млн рублей, то в месяц вы сэкономите 40 000 рублей. Дальше плановая экономия будет 10%.

Расскажем, как MixCart решит проблемы вашей сети и автоматизирует закупки, — оставьте заявку на звонок менеджера.