Эффективный отдел закупки в ресторане: какие сотрудники нужны и какие задачи им ставить

Ошибки при закупках приносят ресторану убытки на всех этапах — от формирования заказа до приемки продуктов. Сотрудник может закупить товара больше нормы, не отследить входные цены или подать заявку в последний момент. Бизнес теряет деньги, когда персонала не хватает или работники действуют не согласованно.

Крупные рестораны обычно могут выделить отдельных сотрудников, которые отвечают за закупки. У заведений поменьше такой возможности нет. В статье расскажем, кто нужен ресторану, чтобы делать закупки без потерь и сбоев, — и что делать, когда сотрудников не хватает.

Какие задачи ставить персоналу, который участвует в закупках

Может ресторан нанять больше сотрудников или нет — есть задачи, которые он должен решать, а для этого персонал необходимо обучить. Иначе линейный повар, которому не объяснили, сколько нужно продуктов, не сможет правильно составить заявку. А администратор зала, который не знаком с правилами закупочной деятельности, не сможет без ошибок работать с поставщиками.

Чтобы ресторан не терял деньги, нужно убедиться, что сотрудники понимают свои задачи.

• Следить за динамикой цен. С начала марта 2022 года дорожают не только импортные ингредиенты, но и обычные продукты, которые нужны любому ресторану. Ответственный сотрудник должен контролировать цены, чтобы не пропустить момент, когда наценка на блюда будет ниже нормы и ресторан начнет терять прибыль.

• Оценивать качество сырья. Редкие поставщики гарантируют постоянное качество товаров. Например, в очередной партии могут прийти недостаточно ароматные томаты, авокадо — неспелый, а мясо — не той категории мраморности. Ответственный за приемку должен внимательно проверять каждую поставку, чтобы не снижалось качество готовых блюд.

• Контролировать график заказов. Поставщики доставляют продукты по-разному: одни ежедневно, другие раз в неделю. Сотрудник должен знать, в какой день отправить заявку, чтобы блюдо не попало в стоп-лист из-за того, что поставщик доставляет нужный ингредиент в другой день.

• Управлять товарными остатками. Продуктов на складе должно быть ровно столько, сколько нужно для работы. Если заказать слишком много — будут списания. Если мало — блюда окажутся в стоп-листе. Поэтому должен быть ответственный, который следит за минимальными объемами и вовремя отдает заявки.

• Обновлять товарный ассортимент. Недостаточно один раз составить перечень продуктов — он быстро устареет. Сотрудник, который отвечает за закупку, должен подбирать замену дорогим товарам, искать новых производителей и поставщиков с лучшими ценами.

Какие сотрудники участвуют в закупках ресторана

Каждый ресторан организует закупки по-своему. Если заведение большое и поставщиков много, закупка становится отдельной задачей — на нее выделяют до шести сотрудников. В небольших ресторанах этой работой обычно занимается основной персонал.

• Шеф-повар — контролирует эталонное качество продуктов, участвует в подборе поставщиков, подает заявки на закупку сам или через сотрудников кухни.

• Шеф-бармен — подбирает поставщиков алкоголя, кофе и напитков, контролирует товарные остатки и принимает алкоголь.

• Менеджер по закупкам — подбирает остальных поставщиков, собирает и отправляет заявки, контролирует цены и своевременность поставок. Совместно с шеф-поваром определяет минимальные остатки на складе.

• Закупщик — работает «в поле». Обычно ресторан не может закрыть все потребности у поставщиков, часть продуктов закупщик привозит с рынка, магазинов вроде METRO Cash & Carry или больших торговых баз.

• Заведующий складом или товаровед — принимает товар, проверяет качество, следит за товарными остатками и сроками годности.

• Бухгалтер — обрабатывает входящие накладные, приходует товары в систему учета, работает с ветеринарными сертификатами и отправляет накладные в ЕГАИС.

Не все рестораны могут содержать отдельного менеджера по закупкам или заведующего складом, и иногда это не нужно. В небольшой кофейне, кафе на фудкорте или бистро один сотрудник может совмещать несколько функций.

Если персонала не хватает — распределяем задачи между сотрудниками

В ресторанах с небольшим объемом закупок обязанности менеджера может взять на себя администратор ресторана, а отправлять заявки и принимать товар сможет повар в смене. Чтобы работники лучше справлялись с обязанностями, нужно дать им четкие инструкции. Для этого управляющий персонал, например шеф-повар и администратор, должны составить несколько документов:

• Лист утвержденной продукции. В ЛУП прописывают эталонное качество и фасовку. Документ поможет поварам принимать товар, а шеф будет уверен в качестве продуктов на складе.

• Форму заявки и дни ее подачи. Например, все заявки собирают в понедельник — так сотрудник, который работает с поставщиками, сможет все заказать вовремя. В форме заявки прописывают предельные объемы на складе — повар будет знать, сколько продуктов ему нужно.

• Список товаров со средними ценами и поставщиками. На каждый продукт должен быть выбор из нескольких контрагентов. Так сотрудник сможет быстрее распределять заказы и выбирать лучшую цену.

Автоматизация поможет персоналу лучше справляться с закупками

Часть задач можно доверить приложению MixCart. Тогда автоматизация процесса заменит недостающий персонал и разгрузит сотрудников. А ресторанам с большим объемом закупки — сэкономит деньги и время.

Как сервис MixCart помогает сотрудникам:

• Менеджеру по закупкам. Все поставщики собраны в одном месте, с актуальными прайс-листами и графиком поставок. Инструмент сравнения цен помогает покупать товары по лучшей стоимости. Менеджер сделает заказ в пару кликов из приложения.

• Бухгалтеру. Не нужно вводить данные накладных вручную. Легко гасить ВСД в системе «Меркурий» и работать с ЕГАИС.

• Заведующему складом. Система контролирует складские остатки и напомнит, что пора сделать заказ.

• Управляющему. Можно удаленно контролировать работу закупщиков. Легко стандартизировать процесс закупки, планировать заказы заранее и распределять бюджет.

Cервис MixCart подходит и небольшому ресторану, и крупной сети. Владелец бизнеса может быть уверен, что сотрудники работают честно: процесс абсолютно прозрачен, и вся аналитика под рукой. Сервис оптимизирует закупки и сокращает издержки, за счет чего растет прибыль.

Рестораны работают в кризисных условиях — цены растут, с рынка уходят поставщики, исчезают привычные продукты. Поэтому важно, чтобы персонал, который участвует в закупках, хорошо понимал свои главные задачи и справлялся с ними.

Чтобы проверить, насколько эффективно ведутся закупки в вашем ресторане, скачайте чек-лист.

Хотите узнать, как автоматизация закупок поможет вашему бизнесу — заполните форму ниже, и мы проведем бесплатную демонстрацию сервиса MixCart.