Где найти поставщиков для кафе и как с ними работать

Прибыль заведения во многом зависит от надежности поставщика и его ценовой политики. Чтобы обеим сторонам работалось комфортно, важно уважать бизнес друг друга: договариваться в спорных ситуациях, вовремя готовить документы, помнить о тонкостях закупок. Как найти подходящих поставщиков и выстроить с ними отношения, с нами поделилась эксперт ресторанного рынка Наталья Милеенкова.

Где искать поставщиков

«Рынок продуктов — такой же рынок, как и любой другой. И он развивается параллельно развитию ресторанного рынка. Здесь постоянно появляются новые игроки — поставщики, которые хотят занять свою нишу. Поэтому искать новых поставщиков нужно везде: в интернете, на ярмарках, на продуктовых рынках, у конкурентов и на маркетплейсах».

Наталья Милеенкова

Рассмотрим каждый вариант подробнее.

1. Гуглите. Не ограничивайтесь первыми страницами выдачи — сайты производителей редко попадают в топ. Они часто выглядят непривлекательно, но это не значит, что такие компании предлагают плохой продукт или невыгодные условия. Запрашивайте прайс-листы и условия сотрудничества у всех компаний, которые продают нужный вам продукт.

2. Изучайте маркетплейсы. Сейчас заведения активно отказываются от личных водителей-экспедиторов. Их заменили курьеры. Маркетплейс удобен тем, что там у вас есть выбор из нескольких поставщиков. Курьер заедет в нужный магазин, заберет оттуда ваш товар и привезет вам.

3. Посещайте ярмарки и выставки. Там можно лично познакомиться с менеджерами, получить выгодные условия сотрудничества и образцы. Высокая концентрация нужных людей позволяет сравнить конкурентов и внимательно изучить ассортимент.

4. Сходите на рынок. В сезон цены на овощи и фрукты там ниже, чем у поставщиков. Вы сразу сможете оценить свежесть и вкус продукции. И договориться с продавцом, чтобы для вас оставляли нужное количество товара.

5. Узнайте, кто снабжает конкурентов. Иногда заведения делятся такой информацией. Либо можно пообщаться с барменом — они обычно в курсе всех событий.

6. Дайте объявление. Напишите на странице кафе в соцсети, что вы ищете поставщиков. Особенно хорошо этот способ работает, если вам нужны крафтовые товары. Например, конфеты ручной работы. Если вы активно ведете свои соцсети, ваши публикации и сторис заметят и менеджеры крупных компаний. Они работают на проценте от продаж, поэтому всегда готовы предложить свои товары, даже в сообщениях в директ.

Как начать работать с поставщиком

Выбрать ассортимент

Продумайте заранее список необходимых вам продуктов и товаров. Пропишите их характеристики и впишите цены, которые вы использовали при расчете калькуляционной стоимости блюд. С этой информацией обращайтесь к поставщику. В этом случае поставщик сразу предложит подходящие продукты, и вы избежите лишних трат и списаний.

Заказать образцы и пробную партию

Прежде чем начать работать с поставщиком, стоит оценить его товар и проверить в деле. Для этого закажите пробную партию. Некоторые поставщики привозят образцы без оплаты, другим нужно заплатить. Но даже пробная партия за деньги по 1 штуке или по 100 грамм нужного продукта лучше. Потому что если вы закажите сразу голову сыра на 5 кг, а он не будет плавиться в ваших бутербродах так, как нужно — ущерб будет уже не 100, а 5000 рублей.

«Бывает, что пробная партия товара приходит идеальной, и ресторан соглашается работать с поставщиком. А у следующих партий проблемы с качеством.

Но я бы не стала утверждать, что это неудачный опыт. Любое взаимодействие — это процесс, в котором участвуют несколько сторон: поставщик, ресторан, логист, сотрудники с каждой стороны. Если стороны хотят работать, они обязательно выстроят этот процесс. Если нет — найдется тысяча причин, почему этого сделать нельзя».

Наталья Милеенкова

Заключить договор

Некоторые предприниматели подписывают договора на поставку автоматически. Проставляют только дату отсрочки — как самый важный, на их взгляд, фактор. Однако в поставках могут возникать самые неприятные истории.

Чтобы вы понимали, как действовать в спорной ситуации, пропишите в договоре еще и эти пункты:

цены и скидки — например за оплату без отсрочки;
ссылку на базовый прайс — например, адрес сайта поставщика;
минимальное количество товара для закупки;
объемы, которые вам нужны для бесперебойной работы;
гарантийные условия — что будет, если товар окажется некачественным;
приложите к договору требования к товару из своего APL-листа;
условия возврата;
условия оплаты.

«Еще одним важным пунктом я бы назвала фиксацию цены минимум на 14 дней. Это не касается овощей, фруктов и зелени, потому что на них цена меняется чаще. Например, в Москве это происходит раз в неделю, и зафиксировать цену можно только на 7 дней.

Все условия и договоренности обязательно фиксируют в протоколе согласования цены».

Наталья Милеенкова

В свою очередь поставщик укажет вам свои требования, которые нужно будет соблюдать. Например, минимальный объем закупки или условия бесплатной доставки. Некоторые поставщики согласуют их с каждым клиентом отдельно, у других все стандартно.

У поставщика должны быть документы на все, что он продает, — это лицензии, сертификаты, удостоверения качества и т. д. Если вам не выдают с поставкой такие документы — вы рискуете получить некачественный товар. Кроме того, сертификаты проверяют Роспотребнадзор, Россельхознадзор и Росалкогольрегулирование. И даже гость имеет право их запросить.

Работу с поставщиками можно автоматизировать

Как упростить себе работу с поставщиками

Чтобы сделать заказ на продукты, обычно сотрудник кафе проводит пару часов за компьютером с телефоном в руках. Но в общепите больше времени важно уделять гостям и качеству блюд. Рутинные же процессы проще автоматизировать. Поэтому пользуйтесь решениями, которые сэкономят ваши время и деньги.

Например, система MixCart поможет полностью автоматизировать работу с поставщиками. Этот сервис интегрируется со всеми популярными ПО для общепита — такими, как iiko, r_keeper, Poster и 1С. В приложение MixCart можно подключить любых поставщиков — от Metro до бабушки Вали с рынка.

Главные выгоды автоматизации:

Закажите звонок нашего менеджера и узнайте подробнее, как система MixCart поможет вашему бизнесу развиваться.